Secrétaire DPP H/F

Vos activités principales

·        Accueil physique et téléphonique des partenaires en lien avec le DPP,

·        Enregistrement et diffusion du courrier départs,

·        Rédaction des notes de services, des autorisations d’accès, demande d’agréments, de courriers, de bilans, tableaux, classement de document, documents divers au service DPP,

·        Pour le rapport d’activité de l’établissement, centralisation et harmonisation des rapports des différents services,

·        Réalisation et mise à jour des différents tableaux de suivis (tableaux d’enquête préfectorale UCSA, tableaux de suivi agrément)

·        Participation aux temps forts de l’établissement,

·        Mise à jour des coordonnées des référents

·        Classement et archivage des notes de service dans le serveur

·        Préparation et enregistrement dans GENESIS des CPU

Activités ponctuelles :

·        Suivi des conventions et de leur signature: archivage, tableau de suivi,

·        Suivi des projets, participation à des réunions en lien avec ces projets,

·        Mise à jour de la liste de diffusion

·        Rédaction, diffusion et archivage de compte-rendu de réunion

·        Rédaction de la partie partenariat du rapport d’activité annuel

·        Mise à jour annuelle et diffusion (documents papier et numérique) auprès des officiers travail et des agents des ateliers le classeur récapitulatif des notes de services actualisées concernant le fonctionnement des ateliers et du SG, les formulaires utilisés quotidiennement, les fiches réflexes, les divers registres de contrôle (outillage…),

·        Réponse aux courriers adressés par les détenus ou anciens détenus concernant :  attestation de présence, attestation employeur, récapitulatif de carrière,

·        Mise à jour de l'organigramme des ateliers de concession (concessionnaires/personnels et MOP)

·        Mise à jour d eGENESIS : création de nouveaux ateliers / nouveaux postes / nouveaux contractants / modification des bases de rémunération horaire / prolongation des activités rémunérées

·        Actualisation du rétro-planning des formations professionnelles et diffusion aux bâtiments et à DSD

·        Gestion en lien avec la Sécurité Sociale

·        Gestion des Fournitures