Secrétaire du bureau chaine logistique

La structure intégrée du maintien en condition opérationnelle des matériels terrestres (SIMMT) est chargée de garantir la mise à disposition des équipements en service nécessaires aux forces et d’assurer le maintien du potentiel des parcs de matériels qu’elle gère jusqu’à leur élimination tout en maîtrisant les coûts de maintien en condition opérationnelle (MCO).

La division technique et logistique (DTL) assure la gestion logistique des matériels terrestres, pilote la chaîne logistique (Supply chain) du MCO des matériels terrestres, garantit l’expertise technique du MCO des matériels terrestres, gère et administre les données des référentiels du SIM@T.

Le bureau chaine logistique est responsable de la mise en œuvre de la politique relative à la gestion logistique des matériels du MCO-T sur le périmètre des équipements et des constituants. Il est également responsable de la bonne mise en œuvre du contrôle interne logistique (CIL) par délégation du directeur central de la SIMMT.

L'agent intervient au profit de l'ensemble du personnel du bureau mais prioritairement de la chaîne hiérarchique (chef de bureau, son adjoint et les chefs de section). Il assure les activités de secrétariat liées au fonctionnement courant du bureau et à l’administration du personnel.
Gérer le courrier "arrivée" et "départ" sous format papier ou dématérialisé en recourant aux logiciels de gestion de courriers existant (ELISE, NEMO, COR@IL).
Assurer le suivi des documents reçus ou soumis pour relecture d’autres services.
Assurer la saisie d’informations et leur mise en forme en tenant compte de la nature du document et de la charte graphique.
Assurer la reprographie de documents, préparer les enregistrements et diffusions prévus.
Assurer l’administration de proximité en centralisant et faisant suivre les demandes du personnel (ordre de mission, compte-rendu…).
Exprimer les besoins en prestation adressées au corps support responsable et s’assurer de leurs réalisations.
Suivre la position administrative du personnel dans les logiciels idoines (GAT, CONCERTO), valider les demandes et réaliser les états requis.
Réceptionner, stocker et assurer la distribution des fournitures, équipements du bureau.
Prendre et hiérarchiser les rendez-vous du chef de bureau à sa demande, en tenant compte des imprévus et déplacements.
Accueillir les personnes et les présenter aux chefs de bureau.
Informer les nouveaux arrivants des moyens mis à leur disposition et participer à leur processus d’intégration.
Harmoniser les modes de fonctionnement entre les secrétaires de l’entité et rendre compte des disfonctionnements identifiés.
Effectuer les réservations de moyens exprimés par le chef de bureau, son adjoint ou les chefs de section.
Dans le cadre de l’amélioration continue, proposer, élaborer, automatiser les tâches quotidiennes du secrétariat.