Secrétaire du département GEA F/H
Référence : 2025-1934177
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université Orléans
Université d'Orléans - Localisation : Université d'Orléans, IUT d'Orléans
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Mission
Au sein de l’IUT d’Orléans, vous assurez l'accueil, la gestion administrative et contribuer à la gestion pédagogique du département Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA).
Activités principales
Rattaché(e) hiérarchiquement au chef de département et au responsable des services administratifs, vos activités sont les suivantes :
Assurer l’accueil et la gestion administrative du département
Accueillir, informer et orienter les divers interlocuteurs (enseignants, étudiants, entreprises et vacataires)
Réceptionner, traiter et diffuser l’information au sein du département (offres de stage, offres d’emplois, demandes d’informations, demande de rendez-vous...)
Rédiger et transmettre les courriers administratifs
Mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion
Classement et archivage
Contribuer à la gestion pédagogique du département en assurant l’interface avec le chef de département et les responsables pédagogiques
Enregistrer les inscriptions pédagogiques dans Apogée
Modifier des informations dans Apogée (Adresse mail, postale et numéro de téléphone)
Editer les relevés de notes et envoyer les attestations de réussite (à la demande des étudiants)
Gérer les absences (SCODOC)
Stage : gérer les conventions de stage (AREXIS) et mise à jour de la base de données Afficher la liste des membres du Jury / classeur - envoi et centralisation des fiches d'évaluation
Afficher la liste des membres du Jury
Impression et affichage la publication des résultats après les jurys
Modification des emplois du temps "changement simple" dans ADE (changement de salle, changement validé entre enseignant (permutation), changement de créneau et date)
Gérer les tiers temps aux évaluations en lien avec la passerelle handicap
Préparer les copies d'examen (+ Brouillon) et les PV d'émargement, liste d'étudiants, positionnement dans les amphis
Contribuer, en appui, au suivi des services d’enseignements du département en lien avec l’administration de l’IUT
Vérification des dossiers de recrutement des vacataires dans SAGHE
Vérification dans SAGHE des codes connecteurs (bascule APOGEE / ADE /SAGHE)
Vérification dans SAGHE de la cohérence heures prévisionnels APOGEE et saisie ADE (signalement des dépassements)
Saisie dans SAGHE de toutes les heures qui ne redescendent pas par ADE (Saé, autonomie, …)
Compléter les tableaux de suivi (RH)
Assurer l'appui logistique du département
Participer à l'organisation (achats, installation, …) des différentes manifestations du département (JPO, Cérémonie de remise de diplômes, …) et réserver les salles
Participer à l’organisation des soutenances
Transmettre les demandes (tickets GLPI) et besoins aux services techniques de l'IUT et en assurer le suivi
Contribuer, en appui, à la gestion financière du département
Établir des bons de commande et vérification des livraisons
Vérifier les factures d'achat avec les commandes et devis
Suivre le stock de matériels et de fournitures
Profil recherché
Formation et expérience professionnelle
Formation Bac orientée vers les métiers de l’administration ;
Bonne maitrise des outils bureautiques (suite Office, notamment Excel) ;
Une expérience dans l’utilisation des logiciels de l’université (SIHAM ; GOEPEC ; APOGEE ; SCODOC ; ADE) ou bien la capacité et l’envie de se former à ces outils seront appréciées ;
Connaître l'organisation et le fonctionnement du département et de l'IUT.
Compétences et qualités requises
Savoir rendre compte
Sens de l’organisation
Disponibilité
Polyvalence
Autonomie
Rigueur
Excellent relationnel
Capacité d'écoute et d'adaptation
L’UNIVERSITE D’ORLEANS C’EST AUSSI
Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique:
Un cadre de travail respectueux de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle :
- Développement de ses compétences à travers une large offre de formation
- Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail
- Télétravail possible selon nécessité et organisation du service (1 à 2 jours/ semaine)
- 57 jours de congés annuels - dont 11 jours de RTT - pour un temps plein actif dès la prise de poste
Et des avantages …
- Activités sportives et culturelles
- Restauration collective
- Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
- Prise en charge partielle des transports
- Aides et prestations d’actions sociales : aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants,
- Aides aux parents d’enfants en situation d’handicap
POSTULER
Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu’au 23/06/2025
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Secrétariat, bureautique
Qui sommes-nous ?
Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.
Elle compte 18 500 étudiant.e.s, 141 diplômes nationaux, 2000 personnels et 24 unités de recherche.
Poste
Lieu d’exercice : Université d'Orléans, IUT d’Orléans
Prise de poste : Poste à pourvoir à partir de septembre 2025
Type de contrat/Statut : Catégorie C, ouvert aux titulaires et contractuels (CDD 1an), temps plein
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 26/05/2025
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Gestionnaire de scolarité
