SECRETAIRE DU DEPARTEMENT QUALITE

Au sein de l’armée de l’air et de l’espace (AAE), le service industriel de l’aéronautique (SIAé) assure la maintenance industrielle des aéronefs et des matériels aéronautiques des forces (avions de combat, de transport, hélicoptères et équipements associés). Il dispose d’une direction de service (DS) et de cinq ateliers industriels de l’aéronautique (AIA). L'AIA de Bordeaux a pour mission principale d'assurer la maintenance des moteurs d'aéronefs des équipements et des moyens de soutien correspondants (y compris l'assistance technique sur les bases), de conduire les études de définition et d'évolution de maintenance de turbomachines d'aéronefs, d'assurer les études et expertises demandées par les forces armées, de piloter la gestion, l'approvisionnement et le stockage des rechanges aéronautiques ainsi que leur fabrication éventuelle.

Au sein de l’équipe de secrétaires de la sous-direction technique et du département qualité, le titulaire du poste est plus particulièrement en charge des tâches de secrétariat du département qualité.
L’environnement du poste est marqué par le déploiement de la démarche progrès permanent au sein du SIAé en recherchant, proposant ou en concevant des processus et/ou des techniques plus performants pour exercer son activité.
- Rédiger des demandes diverses sous différents logiciels : d’achat sous Saphir, de travail sous Coswin, d’informatique sous SOSDSI, de véhicule sous Artémis, d’ordre de mission sous Chorus-DT, etc.
- Traiter le courrier départ et arrivée ; le distribuer et/ou le diffuser.
- Rédiger des notes internes, bordereaux d’envois.
- Contribuer au fonctionnement des départements (Centralisation et traitement des demandes concernant l’ensemble des services soutenus : heures supplémentaires, primes de rendements, fluides…).
- Réserver des salles ou des moyens, gérer les agendas des chefs de département, planifier des réunions.
- Editer, diffuser, enregistrer les procès-verbaux de réception de rechanges.
- Mettre en ligne les documents du référentiel documentaire sur le kiosque et MADOC ainsi que les fichiers de suivi et en assurer l’archivage.
- Réaliser des achats en étant détenteur des cartes achat Niv1 et Niv3 du département Qualité.
- Assurer l'accueil des visiteurs ou correspondants téléphoniques.
- Préparer des supports de communication.
- Prendre les messages téléphoniques et/ou les filtrer.
- Assurer la suppléance des tâches de secrétariat des départements TO, TS, TM.
- Effectuer l’organisation logistique de réunions (transport visiteurs, demande autorisations d’accès, accueil, réservations de repas, salles, hôtels).
- Commander les mobiliers de bureaux et suivre les livraisons.
- Gérer l’approvisionnement des fournitures de bureau.
- Vérifier et transmettre les ordres de mission.