SECRETAIRE DU DIRECTEUR

Le service d’infrastructure de la défense (SID) est un service interarmées, référent ministériel en matière de construction, de maintenance immobilière, de gestion administrative et technique du patrimoine. La DID de Djibouti assure ses missions au profit des Forces Françaises Stationnées à Djibouti (FFDj) aussi bien pour les installations opérationnelles que pour les logements domaniaux mis à disposition des familles
Le titulaire chargé du secrétariat du directeur de la DID assure toutes les opérations nécessaires à l’information et la communication vers les différents services internes et organismes extérieurs. Il doit maîtriser les activités afférentes à un secrétariat (accueillir, rédiger, planifier, renseigner, orienter, organiser, soutenir…) et garantir, au commandement, une assistance organisationnelle optimale. Il est en charge de l'administration des logiciels électroniques du courrier A/D : LNACRE puis COR@IL
Au bureau protection du secret (BPS) l’agent participe au suivi des demandes militaires de séjour à l’étranger et des demandes d’habilitation sur le SI SOPHIA. Il est en soutien à l’officier de sécurité
Sous l’autorité du directeur de la DID, l’agent est impliqué, polyvalent et réactif en matière de planification des tâches
Assurer le filtrage des communications téléphoniques et des demandes d’entretien- Gérer l'emploi du temps du Directeur
Vérifier la conformité des documents et dossiers soumis à la signature du Directeur
Assurer l'enregistrement et la ventilation du courrier arrivée et départ
Effectuer la mission d'administrateur du logiciel courrier L-NACRE puis COR@IL – S’assurer de la formation des administrés
Tenir à jour le dossier des notes permanentes et rédiger celles en lien avec ses attributions
Au BPS, enregistrer dans le logiciel SOPHIA les demandes de voyages à l'étranger du personnel militaire soumis à autorisation
Au BPS, assister l’officier de sécurité
Tenir à jour l'organigramme, l’annuaire téléphonique et la chaîne d'alerte de l'unité
Renseigner, tenir à jour et transmettre à la DICOM-DAP le référentiel RESEVAC
Gérer les demandes de visas du personnel et sa famille
Faire office de vaguemestre
Tenir les registres des actes administratifs
Effectuer les autres travaux participant au bon fonctionnement de la DID par un appui à la DA pour les sujets récurrents tels que la Sainte-Barbe ou l’accueil des arrivants