Secrétaire du Maire et de la DG - COMMUNE D'ETOILE SUR RHONE
Référence : O026241219001548
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Étoile-sur-Rhône
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, et en autonomie encadrée, l'assistante assure l'organisation de l'agenda du Maire et prépare les dossiers journaliers de rendez-vous. Elle assure également le secrétariat de la direction générale des services dans le traitement du courrier et la gestion des agendas, et la rédaction d'actes administratifs.
SECRETARIAT DU MAIRE
- Gestion de l'agenda
- Gestion du courriers, courriels et appels téléphoniques réservés
- Aide à la préparation des dossiers journaliers de rendez-vous
- Gestion, envoi, supervision des invitations
- Gestion et suivi des doléances
SECRETARIAT DE LA DIRECTION GENERALE
- Gestion du courrier : enregistrement en GED, affectation dans les services, suivi de traitement
- Rédaction et envoi du courrier de la DG
- Accueil téléphonique, gestion de l'agenda de la DGS et prise de message
- Classement et archivage
MISSIONS DE CABINET
GESTION DES CEREMONIES PATRIOTIQUES ET RECEPTIONS DIVERSES
- Gestion du budget « cérémonies » et cabinet du Maire (mariage & anniversaires de mariage, baptêmes républicains, décès...)
- Invitation et organisation des événements :
o RDV et réceptions du maire
- Gestion de la réserve « convivialité »
- Participation à l'organisation des v½ux à la population
Profil recherché
COMPETENCES PROFESSIONNELLES REQUISES - SAVOIRS-FAIRE (peuvent être acquises et développées par la formation et l'expérience professionnelles)
- Pratique des techniques de secrétariat et classement de documents
- Techniques d'accueil (prise des messages, recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques)
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
COMPETENCES COMPORTEMENTALES REQUISES - SAVOIRS-ETRE (qualités attendues sur le poste)
- Qualités relationnelles (relations directes et permanentes avec la population et les élus)
- Qualités rédactionnelles (bonne maitrise de l'orthographe)
- Avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion)
- Aptitude au travail en équipe
- Savoir veiller à la qualité des services et des processus administratifs
- Rigueur et discrétion
- Capacité d'écoute (pratique de l'écoute active)
- Capacité à organiser son travail, à gérer les priorités et les imprévus
- Savoir établir une relation de confiance avec le Cadre
À propos de l'offre
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Durée du contrat : 6 mois
Horaires réguliers variables en fonction des obligations du service et sauf événement exceptionnel nécessitant la mise en ½uvre de gestion de crise (neige, inondation...).
Pratique d'outils métiers de manière confirmée (Acte office, EzGED). -
Art. L332-13 du code général de la fonction publique - Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
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Vacant à partir du 01/01/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
