Secrétaire du Maire et des élus - Commune d'Aiguillon
Référence : O047250617001791
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Aiguillon
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Traitement indiciaire + IFSE + CIA + participation employeur prévoyance € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Missions du poste :
- Assurer le Secrétariat du Maire et des élus, et de la Police municipale
- Accueil téléphonique et physique
- Gestion de l'agenda
- Instruction des dossiers
- Gestion du courrier
- Planification et suivi
Activités principales :
- Organiser les réunions (convocations, réservations de salles, intendance), préparer les dossiers et rédiger les comptes rendus.
- Effectuer les activités et travaux de secrétariat (saisie et mise en forme de documents/ publipostage / préparation de présentation/ suivi organisation cérémonie et manifestations...).
- Effectuer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs internes et externes pour le maire et les élus,
- Suivre et diffuser le courrier du Maire et des élus (tri, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponses, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents).
- Instruire les courriers d'intérêt général pour les élus.
- Coordonner les activités avec le secrétariat de la Directrice Générale des Services et les autres secrétariats des services et remplacement pendant les absences de l'assistante de la DGS
- Tenir l'agenda du maire et de la DGS en l'absence de l'assistante de la DGS
Activités secondaires :
- Gérer l'organisation, le suivi des actes des conseils municipaux et réunions en l'absence de la secrétaire de Direction.
- Gérer les déplacements du maire
- Organiser le classement et l'archivage des documents
- Gérer les réseaux sociaux et site internet de la ville en l'absence du chargé de communication.
- Effectuer l'accueil téléphonique et physique des administrés
- Assurer le secrétariat de la Police municipale
Gérer l'agenda du Maire et des élus :
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités (Maire et Adjoints),
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages,
- Rédiger et gérer le courrier du Maire et des élus,
- Gérer l'interface entre les élus, les services municipaux et la population,
- Préparer les dossiers du maire pour les différentes cérémonies, rendez-vous et réunions
Accueil téléphonique :
- Gérer l'accueil téléphonique : réceptionner les appels, donner les premiers renseignements, prendre des messages et orienter.
Gestion du courrier :
- Enregistrement du courrier « Arrivée » (postal et électronique) et transmission à la direction générale et dans les différents services,
- Transmission du courrier départ aux services postaux
Suivi et organisation des actes de la direction :
- Classer et archiver les dossiers :
- Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers,
- Photocopier et assembler les dossiers,
- Trier, classer et archiver les documents,
- Synthétiser et présenter les informations
- Préparer les dossiers pour les réunions du Maire
Planification et suivi :
- Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous,
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions,
- Utiliser les logiciels et les progiciels.
Profil recherché
Exigences requises :
Savoir :
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail,
- Prioriser les missions,
- Techniques de secrétariat (prise de note),
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
- Fonctionnement de l'Internet et Intranet,
- Expression orale et écrite de qualité,
- Principe rédactionnel du compte-rendu,
- Tableaux de bord et outil de planification et suivi
Savoir-faire :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques,
- Saisir des documents de formes et contenus divers,
- Gérer et actualiser les bases d'information,
- Rédiger des documents administratifs,
- Enregistrer et saisir des données informatiques,
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion.
Savoir-être :
- Rigueur et sens de l'organisation,
- Discrétion et confidentialité
- Autonomie,
- Relation de confiance avec le Maire et les adjoints,
- Réactivité
À propos de l'offre
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Merci de transmettre une lettre de candidature et CV à M. le Maire à l'adresse rh@ville-aiguillon.fr
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Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 18/07/2025
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Secrétaire de mairie
