Secrétaire du sous-préfet de Brest

Groupe RIFSEEP : 1

Domaine(s) fonctionnel(s)
Affaires générales
Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type
Assistante de direction / ADM005A

Vos activités principales
Secrétariat du sous-préfet :
tenue de l’agenda du sous-préfet et accueil des personnalités reçues,
vérification et réception des dossiers préparés par les services,
anticipation et préparation des cérémonies publiques et déplacements
organisation des réceptions, audiences, réunions et visites officielles.
rédaction des courriers, notes de service et réponses aux invitations,
supervision du traitement du courrier de la sous-préfecture (arrivée et départ).
animation du secrétariat particulier du sous-préfet et interface avec les composantes du service en charge des fonctions support.
assistant Chorus DT (après formation).
correspondante du bureau du cabinet du préfet pour la section distinctions honorifiques et l’organisation des cérémonies départementales.
appui lors de la cérémonie du 14 juillet à Brest.
validation des congés sous casper du secrétaire général et du chauffeur après signature de la feuille de congés par le sous-préfet , correspondant RH.
accueil physique et gestion des accès via le vidéo-portier , participation à la surveillance générale du site, notamment dans le cadre de la co-supervision des systèmes de sécurisation et de la gestion des droits d’accès.
gestion des vidéoconférence (réservation et lancement pour le sous-préfet).

Votre environnement professionnel
Activités du service
Secrétariat particulier du sous-préfet, représentation de l’État et fonctions support (résidence et services administratifs)
Composition et effectifs du service
1 CAIOM, 1 B et 2 C, ou 3 C
Liaisons hiérarchiques
Sous-préfet, secrétaire général et son adjoint
Liaisons fonctionnelles
De très nombreux interlocuteurs et en particulier, les élus, les membres du corps préfectoral, tous les services de la préfecture et des sous-préfectures, les services déconcentrés au niveau départemental et régional, les collectivités territoriales, les entreprises, les établissements publics, les associations etc