Secrétaire en unité éducative H/F

Auprès du public accueilli :

Assurer l’accueil téléphonique des mineurs, de leur famille, des magistrats prescripteurs, des partenaires et les orienter vers l’interlocuteur adéquat.
Accueillir les mineurs et leur famille qui viennent à l’unité sur rendez vous ou spontanément.
Afficher l’information à destination des mineurs et des familles (charte des droits et liberté …).
Renseigner l’application GAME et par délégation du RUE :
o   Créer le dossier de prise en charge du mineur.

o   Saisir l’organisation des activités de jour mises en place dans l’unité éducative.

o   Saisir le contenu de la décision judiciaire, les modifications de mesures en cours, clôturées.

o   Accompagner les agents dans leurs tâches de saisie du suivi des prises en charge.

o   Editer des listes d’activité, de suivi, de décisions, de tableaux de gestion à la demande du RUE.

o   Transmettre au directeur de service les éléments d’activité de l’unité éducative après analyse et validation du RUE.

Contribuer à la prise en charge des aspects logistiques de la gestion de l’unité :

Suivre les achats et les livraisons.
Saisir les demandes d’achat via « CHORUS formulaire » pour l’unité éducative « centre de coût ».
Alimenter l’outil local de gestion du suivi des autorisations d’engagement.
Le cas échéant, tenir la sous-régie sur proposition du RUE et du DS.
Préparer les ordres de mission et les autorisations de conduite des véhicules administratifs sur les imprimés type.
Traiter les frais de déplacement (km et taux) des agents et les transmettre après vérification et validation du RUE.
 

Participer à la gestion de proximité dans différents domaines des ressources humaines par la transmission de documents RH à la DIR après leur validation par le directeur de service ou le responsable de l’unité éducative :

·         Demandes individuelles des agents.

·         Notification aux agents des arrêtés les concernant.

·         Compte rendus d’entretien professionnel des personnels de l’unité.

·         Pièces relatives aux accidents de services.

·         PV d’installation, pièces nécessaires à la prise en charge financière et états de service fait pour les D.J.F, les nuits, les astreintes.