Secrétaire et Gestionnaire financier H/F
Référence : 2025-2105079
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Paris Cité
- Localisation : 77300 - Avon-Fontainebleau
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
RÉSUMÉ DU POSTE
La mission principale est liée à l’accueil de groupes hébergés :
• Accueil et Secrétariat (gestion des demandes de réservation)
• Gestion financière (SIFAC) et suivi de l’exécution budgétaire (engagement et suivi de l’exécution des dépenses et recettes y compris la régie de recettes) ;
• Gestion de l’accueil des groupes et gestion des prestations de l’hébergement (coordination et suivi : depuis la réservation jusqu’à la facturation, gestion des plannings et agenda, édition des documents de gestion via le logiciel de gestion hôtelière, suivi des prestataires, coordination logistique, programmation des cartes d’accès).
L'agent.e en gestion administrative et financière assure également la gestion financière de la structure (ordres de mission des 5 agents, dépenses courantes de pilotage 10 k€ et de patrimoine 35 k€).
L'agent.e en gestion administrative et financière est également en charge de la mise à jour des tableaux de bord de la station (...)
DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
Accueil et Secrétariat du service :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
• Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...) (…)
Gestion financière SIFAC et suivi de l’exécution budgétaire
• Procéder aux opérations d’engagement
• Suivre les crédits par type de dépenses ou d’opérations ou par structure
• Enregistrer les données budgétaires
• Collecter, contrôler et archiver les pièces et justificatifs (opérations financières et comptables ou gestion)
• S’informer et suivre l’évolution de la réglementation dans son domaine d’activité (Réseau finance de l’Université)
• Tenir une régie de recettes (…)
Gestion de l’accueil des groupes et gestion des prestations de l’hébergement
• Consigner les procédures applicables dans son domaine
• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière (réservation, facturation)
• Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
• Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances (planning de la structure, réservation, gestion des salles, de l’hébergement et des prestataires)
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion (dont logiciel de gestion hôtelière)
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures, cartes d’accès) de l’activité du service (Formations, réunions, séminaires, colloques) (…)
Profil recherché
PROFIL RECHERCHÉ
Connaissances :
• Techniques d’accueil téléphonique et physique
• Techniques de communication et d’élaboration de documents
• Modes de fonctionnement des administrations publiques
• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d’intervention
• Environnement et réseaux professionnels
• Finances publiques
• Règles et techniques de la comptabilité
• Systèmes d’information budgétaires et financiers
• Marchés publics
• Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Savoir-faire - Compétences opérationnelles :
• Enregistrer et classer les documents
• Utiliser les outils bureautiques
• Rédiger des rapports ou des documents
• Savoir rendre compte
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité (Logiciel de gestion hôtelière, logiciel de programmation des cartes d’accès)
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Mettre en œuvre une démarche qualité
• Analyser les données comptables et financières
• Appliquer des règles financières
• Assurer le suivi des dépenses et des recettes
• Exécuter la dépense et la recette
• Assurer une veille
Savoir-être – Compétences comportementales :
• Sens de l’organisation
• Réactivité
• Sens relationnel
• Rigueur / Fiabilité
• Sens de la confidentialité
Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant) :
Niveau IV - Baccalauréat ou diplôme équivalent
Qui sommes-nous ?
Ancrée au cœur de la capitale, l’université Paris Cité figure parmi les établissements français et internationaux les plus prestigieux grâce à sa recherche de très haut niveau, ses formations supérieures d’excellence, son soutien à l’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation.
Labellisée Idex depuis mars 2018, l’université Paris Cité s’appuie sur ses enseignants, ses chercheurs, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques, ses étudiants, pour développer des projets scientifiques à forte valeur ajoutée, et former les hommes et les femmes dont le monde de demain a besoin.
Des sciences exactes et expérimentales aux sciences humaines et sociales, en passant par la santé, l’université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur fort de son identité.
Elle compte aujourd’hui 64 000 étudiants, 7 500 personnels, répartis au sein de ses trois grandes Facultés en Santé, Sciences et Société et Humanités et de l’institut de physique du globe de Paris.
Rejoindre l’université Paris Cité, c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au service de valeurs fortes ; celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle mais aussi de la curiosité et de l’ouverture aux autres et au monde
Descriptif du service
PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D’ACCUEIL DU POSTE
La station d’écologie forestière (SEF) est à la fois un campus délocalisé de 3,5 ha situé à proximité de la gare de Fontainebleau et un service ayant pour vocation l’accueil et l’appui à la recherche et à l’enseignement avec une capacité d’hébergement de 46 lits. Le campus est composé d’une zone boisée de 2 ha- Forêt de protection, en libre évolution et d’un parc boisé de 1,5 ha accueillant 9 bâtiments dont 1 serre tropicale de 90 m².
Ses missions se répartissent autour de ces différents axes : gestion du campus, accueil & appui d’enseignement, accueil de séminaires et accueil & appui à la recherche sur le territoire et l’écosystème forestier.
Concernant l’accueil de formations, la station accueille ponctuellement des étudiants de tous les niveaux (L1 à M2) pour des travaux pratiques sur le terrain avec une moyenne d’une vingtaine de stages résidentiels par an d’une durée de 2 à 5 jours chacun ou des séminaires.
Concernant l’accueil de recherche, la station accueille et assiste les projets de recherche de différentes équipes de recherche et vise la création d’une plate-forme expérimentale avec comme ambition de devenir le point de référence sur l’écosystème forestier de Fontainebleau en s’appuyant sur un conseil d’orientation scientifique.
L’équipe est constituée de 5 agents permanents.
À propos de l'offre
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• L'agent.e bénéficiera d'un accompagnement à la prise de poste (période de tuilage)
• En alternance avec 4 autres collègues, L'agent.e en gestion administrative et financière assure l’arrosage des plantes selon un planning programmé correspondant en moyenne à une intervention de une à deux heures un week-end par mois et environ 5 fois durant les périodes de fermeture de la station.
• Comme l’ensemble des agents su site, L'agent.e en gestion administrative et financière sera formé.e au Système de Sécurité Incendie du bâtiment d’hébergement et sera impliqué.e dans la sécurité des biens et des personnes.
• Au titre de la continuité de service, il/elle peut être amené.e, en remplacement d’un agent absent, à assumer ponctuellement d’autres activités liées au fonctionnement du site ou à l’accueil des usagers.
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Vacant à partir du 01/01/2026
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Secrétaire
