Secrétaire F/H
Référence : APHP_2024-12458
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
- Employeur : AP-HP Agence Générale des Equipements et Produits de Santé (AGEPS)
- Localisation : SEPBU
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Non renseigné
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Assurer les fonctions de secrétaire de l'UF EADM au sein d'une équipe de 12 personnes en lien avec les fournisseurs de produits de santé et les hôpitaux APHP.
Les missions :
accueil et gestion des appels téléphoniques
gestion des courriers et courriels à partir de documents types et mise à jour des courriers types, suivi de chronos
mise à jour de documents d'information affichés dans l'unité
classement et archivage
mise en forme et reproduction de documents
rédaction de CR de réunion
mise à disposition des documents ad hoc pour les réunions d'experts
gestion des agendas, prise de rendez-vous
mise à jour du fichier fournisseurs, des listes d'experts médico-soignants APHP (correspondants) de l'unité
organisation de réunions : réservation de salles et matériel informatique, préparation de documents, courriers d'invitation
liaison avec le service de maintenance (demande de maintenance sur SAP)
commande de fournitures
rédaction et mise à jour de procédures et documents techniques relatives à l'activité de l'UF
élaboration des tableaux d'information des résultats d'appel d'offres, en lien avec les experts de l'unité
contribution au bilan d'activité annuel et relevé d'indicateurs semestriel
suivi du circuit des dossiers de Marchés Négociés (MN) et gestion du tableau de bord des MN
gestion des documents qualité dans l'outil de gestion qualité (GED)
remplacement ciblé pour les taches identifiées urgentes de la secrétaire de l'UF EAM
Profil recherché
maitrise de l’outil informatique :
Word – Excel - Power Point-Internet-Outlook-SAP
Qualités professionnelles :
Rigueur, sens de l’organisation, sens de l’anticipation
Capacité de synthèse
Sens du relationnel et sens du travail d’équipe
Adaptation à des situations d’urgence-métier
Facilité d’adaptation, autonomie, esprit d’initiative
Intégrité, confidentialité, discrétion
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Secrétariat, bureautique
À propos de l'offre
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Au sein du Pôle Pharmacie Hospitalière des Hôpitaux de Paris (PH-HP), le service Evaluations Pharmaceutiques et Bon Usage (EPBU) assure notamment pour les hôpitaux de l'APHP, pour les Produits de Santé Pharmaceutique (PSP) les missions coordonnées d'information, d'évaluation d'achat, de gestion du référentiel des produits de santé, d'études médico-économiques.
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Agents contractuels occupant des emplois permanents dans la fonction publique hospitalière (Articles L 332-15 à L 332-20)
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Vacant à partir du 09/05/2023
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Secrétaire médicale / Secrétaire médical
