Secrétaire finance de division (H/F) - Reims (51)
Référence : MENJ-19-2025-24955
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Rectorat de Reims
- Localisation : 1 RUE NAVIER 51082 REIMS CEDEX
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels La rémunération mensuelle brute correspond à l'INM 366 soit 1801.80 euros.En plus de € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
En votre qualité de Secrétaire finance de la division des examens et concours, vos missions seront les suivantes:
- Le secrétariat
- Accueil physique et téléphonique des usagers
- Tri du courrier postal
- Gestion du courrier électronique entrant et sortant
- Gestion du courrier dans l’application Elise
- Gestion de l’agenda de la cheffe de division
- Mise en ligne des circulaires dans le répertoire académique,
- Saisie et mise en forme de tous les types de courriers et mise à jour de divers documents (annuaire, organigramme, tableau des congés…),
- Traitement des demandes relatives à la reconnaissance d’un titre ou d’un diplôme
- Attestation ou diplôme « certifié conforme » pour études à l’étranger
- Organisation du classement et de l’archivage des dossiers.
- Le suivi financier
- Suivi des commandes et des factures (repas, fournitures …),
- Gestion des stocks de fournitures et de papeterie d’examens,
- Gestion des demandes d'achat dans le logiciel
- Traitement des commandes de billets de train en relation avec l’agence Amplitudes,
- Mise à jour du tableau de suivi des dépenses de la division,
- Gestion des subventions de la matière d’œuvre,
- Saisie des Indemnités de Chef du Baccalauréat (ICB),
- Convocations et paiement des frais de rémunération et de déplacement des enseignants EPS,
- Elaboration des attestations Pôle Emploi, des certificats d’exercice, des attestations de l’employeur et de cessation de cotisations Ircantec concernant les vacataires.
- Diplôme de compétence Langue
- Elaboration des arrêtés de constitution de jury, des convocations des examinateurs et des membres du jury,
- Edition et envoi des diplômes aux candidats
Profil recherché
Compétences attendues:
- Connaître les règles administratives et les procédures de communication administratives
- Connaître l’environnement professionnel
- Savoir utiliser les outils bureautiques (Fax, photocopieur, téléphone…)
- Savoir utiliser les applications informatiques
- Hiérarchiser les demandes ou les informations selon leur caractère d’urgence ou de priorité
- Etre autonome avec un esprit d’équipe
- Traiter et faciliter la circulation de l’information
- Avoir le sens de la communication
- Savoir s’organiser, être rigoureuse, méthodique et disponible
- Savoir respecter la confidentialité.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Langues
- Français Autonome
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’académie de Reims est le 1er employeur public de proximité au sein des 4 départements qui la composent (les Ardennes, l’Aube, la Marne, et la Haute-Marne).
Intégrez notre équipe de 24 000 personnels et exercez des missions de pilotage administratif et financier, en participant à la politique éducative et financière d’un établissement scolaire !
Nos valeurs, telles que l'égalité, la laïcité, l'engagement et la lutte contre toute forme de discrimination, sous-tendent notre action.
Rejoignez nous, cela change la vie pour toutes la vie !
À propos de l'offre
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Lieu d’exercice : Rectorat de Reims
Quotité : temps complet
Date de début: 25 août 2025
Date de fin: 31 août 2026
Vous êtes soumis au respect des procédures et des calendriers. Vous rencontrez de nombreuses interruptions dans le travail d'où la difficulté à rester concentré. Vous pouvez être soumis à des périodes de travail plus intenses.
Processus de recrutement : une première sélection sera effectuée sur la base des éléments transmis. Les candidats dont le profil est en adéquation avec le poste seront ensuite reçus en entretien. A l'issue de cette procédure, une réponse sera apportée à chaque candidat. Les candidats ayant reçu un avis favorable seront contactés par le service gestionnaire lorsqu’un poste se libère.
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Assistante / Assistant de direction
