Secrétaire général adjoint (F/H) - Institut français d'Italie - Antenne de Milan

Description synthétique du poste

Sous l’autorité du directeur délégué et en étroite liaison avec le secrétaire général de l’Institut français d'Italie (IFI) à Rome, vous occupez les fonctions de secrétaire général adjoint (SGA) d’un établissement à autonomie financière (EAF) en organisant le fonctionnement et la gestion administrative, matérielle, juridique, budgétaire et financière de l'IFI - antenne de Milan.

Activité principale

Vos missions principales sont les suivantes :

- préparer le budget prévisionnel de l’EAF et assurer le suivi et l’analyse de son exécution, élaborer les budgets rectificatifs, mettre en place des outils d'optimisation de gestion, analyser les comptes budgétaires et suivre les tableaux de bord ;
- suivre le contrôle interne budgétaire et comptable et veiller au respect des règles de la commande publique en relation avec le secrétariat général et l’agence comptable ;
- recruter les personnels en lien avec le secrétariat général de l’IFI, suivre et veiller à la bonne application de la législation locale du travail ;
- suppléer le directeur délégué pour coordonner et encadrer les personnels (ADL), assurer le bon fonctionnement de l’établissement (procédures, , coordination des moyens et des ressources, négociation avec les fournisseurs, etc...) ;
- mettre en place des formations en lien avec le secrétariat général, gérer les plannings et congés ;
- assurer, en lien étroit avec le secrétariat général de l’IFI, un dialogue social régulier et constructif avec les représentants du personnel et les délégués syndicaux ;
- rédiger les conventions et contrats avec les prestataires et partenaires et assurer la sécurité juridique de l'IFI - antenne de Milan ;
- assurer la gestion logistique, matérielle et immobilière de l'EAF ;
- gérer les risques et veiller à l'application des consignes de sécurité ;
- contribuer, en lien avec le directeur délégué, au...