Secrétaire gestionnaire

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :
- Subordonnée au directeur, elle est responsable de la gestion administrative de tous les personnels du cercle, du secrétariat du directeur et du cercle mixte ;
- Etablit l'état de présence de tout le personnel du cercle
- Procède au suivi et à la mise à jour des dossiers des gendarmes-adjoints volontaires et des dossiers des personnels civils du cercle ;
- Procède au suivi et à la mise à jour des renforts affectés au cercle ;
- Etablit chaque mois les états d'heures supplémentaires des personnels civils pour transmission au bureau de gestion des personnels (BGP) du Centre ;
- Établit les états de présence mensuel des ouvriers d’état ;
- Tient à jour les états individuels des permissions, TAOPM, congés, RTT et récupérations de tous les personnels du cercle ;
- Transmet au BGP du Centre tout document relatif au changement de situation des personnels ;
- Assure journellement le suivi et la mise à jour de la base courrier du CEGN et l'archivage des pièces attribuées ;
- Etablit le planning mensuel des permanences à l’accueil et au terminal de point de vente :
- Elle assure la tenue du terminal point de vente au self et la vente des repas et petits-déjeuners à l'accueil du cercle
- Assure la récupération et la distribution du courrier du cercle ;
- Assiste les personnels civils et militaires à l'utilisation du progiciel CLEPSYDRE et AGHOR@ ;
- A en charge la gestion et l’approvisionnement des fournitures administratives et bureautiques ;
- Si réactivé, assure le suivi d’emploi des personnels de l’ESAT avec les gérants des activités hébergement et restauration ;
- Assure le suivi d’emploi des personnels de l’ESAT avec les gérants des activités hébergement et restauration ;
- Assure le suivi des formations administratives des personnels du cercle ;
- Si service réactivé, planifie les tours de poste de sécurité pour les GAV.

Votre environnement professionnel :
Activités du service
Le cercle mixte se trouve dans un bâtiment de 5400 m2, construit en 2008. Il se décline en 4 activités principales :
- restauration : sous forme d'un self de 650 places assises, prévu pour l'alimentation matin, midi et soir d'environ 700 stagiaires et 100 permanents.
- hôtellerie : composée de 12 chambres VIP situées aux bâtiments 164 - 165 et 166.
- bars : un bar stagiaires d'une capacité de 700 personnes et d’une salle de détente des permanents d’une capacité de 80 pax.
- comptoir des ventes : propose toutes sortes d'articles vestimentaires, de confort et de première nécessité.
Composition et effectifs du service
1 sous-officier, directeur du Cercle mixte;
1 sous-officier, directeur adjoint;
4 sous-officiers, gérants d'activités;
4 gendarmes adjoints volontaires : barmen, serveurs ou secrétaires
41 personnels civils

Liaisons hiérarchiques
Gérant de l'activité secrétariat, accueil et hôtellerie et le gérant de permanence
Directeur du Cercle mixte
Liaisons fonctionnelles
Internes