Secrétaire (h/f) - Commune de Nice
Référence : O006250205000637
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Nice
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Au sein de la Direction des Patrimoines, le service Ville d'Art et d'Histoire de la Ville de Nice a une double vocation : l'inventaire du patrimoine architectural, urbain et paysager niçois, et la valorisation auprès de tous les les publics grâce à une programmation culturelle et à des actions de médiation jeune public. Il gère également 5 sites patrimoniaux historiques.
Vous organiserez et réaliserez des tâches de secrétariat, gérerez les plannings pour les visites guidées urbaines ou des sites, et assisterez le chef du service dans la gestion de ses dossiers.
Vos missions principales seront :
* La gestion administrative et de secrétariat :
- Vous trierez et transmettrez le courrier et les mails entrants (réception, lecture et ventilation) ;
- Vous gérerez et saisirez des e-courriers dans le logiciel métier ;
- Vous filtrerez les appels téléphoniques et prendre des messages ;
- Vous tiendrez à jour l'agenda de votre supérieur hiérarchique ;
- Vous assurerez l'accueil téléphonique et délivrerez des renseignements ;
- Vous organiserez des réunions (réservation de salle, convocation des participants, rédaction de compte-rendu) ;
- Vous participerez à l'organisation d'évènements (expositions, conférences, journées européennes du patrimoine) ;
- Vous élaborerez des documents (conventions de prêt, cessions de droits d'auteur, etc...) ;
- Vous gérerez et saisirez les délibérations dans le logiciel métier ;
- Vous rédigerez des notes et des courriers sur la base d'indications formulées ;
- Vous gérerez le suivi des parapheurs ;
- Vous organiserez des déplacements professionnels (réservation de l'hébergement et du transport, établissement des ordres de mission et contrôle du remboursement des frais) ;
- Vous assurerez les tâches de reprographie, de classement et d'archivage ;
- Vous réaliserez les commandes en économat.
* La gestion administrative du personnel :
- Vous suivrez les évolutions des fiches de poste des agents du service ;
- Vous suivrez le plannings des absences (congés, maladies) ;
- Vous élaborerez des plannings de visites guidées pour les titulaires et vacataires ;
- Vous participerez à l'élaboration des contrats vacataires ;
- Vous élaborerez des états récapitulatifs mensuels des heures des vacataires et des stagiaires.
* La gestion financière :
- Vous participerez à l'élaboration du budget avec le chef du service ;
- Vous suivrez l'exécution budgétaire (demande de devis aux prestataires, préparation du service fait) ;
- Vous participerez au montage des consultations ou marchés.
Missions ponctuelles :
- Vous participerez aux manifestations et évènements locaux et nationaux ponctuels ;
- Vous assurerez l'accueil physique en cas d'absence du personnel d'accueil ;
- Vous assurerez l'ouverture des sites patrimoniaux en semaine en cas d'absence du personnel dédié.
Profil recherché
Domaine de diplôme : Diplôme de niveau BEP/CAP ou BAC à BAC+2 en secrétariat ou gestion administrative.
Expérience : Expérience similaire souhaitée, idéalement au sein d'une administration publique.
Compétences :
- Vous connaissez l'organisation fonctionnelle de la collectivité ;
- Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et de gestion administrative ;
- Vous maîtriser l'utilisation de l'outil informatique et des logiciels standards et/ou métier ;
- Vous avez des connaissances en patrimoine local.
Qualités recherchées :
- Vous êtes organisé, méthodique et rigoureux ;
- Vous possédez de très bonnes capacités rédactionnelles ;
- Vous êtes disponible ;
- Vous savez accueil des publics.
À propos de l'offre
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Envoyer CV et lettre de motivation à :
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Mairie de Nice
5 rue de l'Hôtel de Ville
06000 NICE
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif , Adjoint technique , Adjoint technique principal de 1ère classe, Adjoint technique principal de 2ème classe
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 01/04/2025
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Assistante / Assistant de direction
