secrétaire H/F
Référence : 2024-1671808
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Direction de l'administration pénitentiaire - DISP TOULOUSE
Direction de l'Administration Pénitentiaire Direction Interrégionale des Services Pénitentiaires de Toulouse – Département Budget et Finance - Localisation : 2 Boulevard Armand Duportal, 31000 Toulouse, France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Mettre à jour le tableau de suivi des porteurs / Archiver les chartes d’engagement Se Connecter à BNP Paribas pour effectuer des extractions et recherches En lien avec l’adjointe, traiter les demandes de référencement des tiers, augmentation des plafonds, création des CA; Vérifier mensuellement à l’appui du ROA les factures+ formulaires des établissements et services sur le réseau partagé. Chorus DT : Création des OM itinérants pour les agents du DBF en possession d’un ordre de mission permanent Création d’OM en vue de la réservation de voyages (billets transport et hôtels) ainsi que soutien aux agents du DBF pour la création de leurs états de frais / Venir en soutien pour le contrôle et traitement des états de frais des départements et entités assimilées de la DISP
Le Département du budget et des finances est garant de la bonne utilisation des moyens de fonctionnement de la DISP et des structures qui y sont rattachées. Dans ce cadre, il a pour missions de piloter les crédits de fonctionnement obtenus par la DISP et d’assurer l’interface dans les relations avec la plateforme inter directionnelle et la DRFiP, de déployer les procédures d’achat public adéquat et d’assurer le contrôle de second niveau des marchés de gestion déléguée
Composition et effectifs du service
Le Département du budget et des finances regroupe les 4 Unités (l’Unité de suivi comptable - 1 agents, Unité des achats et marchés publics - 2 agents, l’Unité de suivi des gestions déléguées - 4 agents, l’Unité de gestion des moyens généraux 6 agents) ; une mission budgétaire - 1 agent et une mission de contrôle de gestion financière -2 agents
Votre hiérarchie : Cheffe et adjointe du DBF
Vos interlocuteurs métiers : Economes des établissements et services
Connaissances :
Maitrise outils informatiques : pack office
Savoir-être :
Capacité à travailler en équipe, autonomie, sens de l’initiative
Doté d’un bon relationnel
Savoir-faire :
Sens de l’organisation
Rigueur
Polyvalence
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- LACOMBE Stéphanie - Cheffe DBF stephanie.lacombe @justice.fr
- WURTZEL Barbara – Adjointe à la Cheffe DBF barbara.wurtzel@justice.fr
Qui sommes-nous ?
Attention : Le titulaire de ce poste est soumis à l’ordonnance n° 58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire ; et au décret n° 66-874 du 21 novembre 1966 modifié relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaires.
Ce poste n’est pas ouvert aux contractuels
Sous du chef du département et de son adjointe qui sont les supérieurs hiérarchiques directs, l’agent assure les fonctions suivantes : Fonction de secrétariat Déposer et récupérer le courrier au secrétariat de la DI / Enregistrer le courrier arrivée – départ / Saisir et mettre en forme le courrier Actualiser les organigrammes les annuaires et répertoires Organiser (aspect logistique), constituer des dossiers et suivre les inscriptions aux réunions proposées par la chef du DBF …
Être en appui des différentes unités du DBF concernant des tâches de secrétariat (publipostage, scanner des documents, archiver, …)
Les habilitations Vérification des pièces du dossier des habilitations / Sollicitations auprès des structures des documents manquants et suivi
Actualisation du tableau récapitulatif Etablir la décision d’habilitation du personnel privé à faire signer à la hiérarchie à renvoyer et à scanner à renommer et à archiver sur le réseau Carte achat :
Envoyer les Cartes achats, codes et Charte d’engagement aux nouveaux porteurs
À propos de l'offre
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Organisation de travail : 36H20 hebdomadaire soit 7h16 / jours
Restauration : Restaurant administratif / Kitchenette
Accessibilité en transport / Parking : Bus, Métro Compans Caffarelli
Groupe IFSE : 2
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/03/2025
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Secrétaire
