Secrétaire master - UFR ST (F/H)

Vos missions:

Secrétariat de la formation :

• Gestion de la reprographie des documents pédagogiques destinés à la formation,
• Gestion des courriers entrants / envoi de courriers relatifs à la formation
• Suivi des dossiers administratifs d'embauche des vacataires et intervenants extérieurs en relation avec le service du personnel de l'UFR ST et de l'université,
• Participation à l'organisation matérielle des déplacements et séjours à l'université des vacataires et intervenants extérieurs.
• Accueil physique et téléphonique - mail.

Organisation de la formation :

• Gestion de l'emploi du temps en coordination avec le conseil pédagogique (élaboration, transcription sur ADE, mises à jour, réservation de salles et matériel, diffusion de l'information),
• Élaboration du bilan des services d'enseignement réalisés en master,
• Collecte des notes et préparation des tableaux de synthèse pour les jurys,
• Participation (rédaction de comptes-rendus + organisation matérielle des réunions du conseil pédagogique et du conseil de perfectionnement (diffusion des convocations, réservation des salles/repas),
• Participation à la gestion des véhicules du département de géosciences (planning de réservation pour le master 3G, acheminement de véhicule en concession pour réparation et/ou révision, contrôle des documents administratifs relatifs aux véhicules...),
• Organisation des journées spécifiques étudiants/université/entreprises et des journées de soutenance de diplômes (diffusion des informations, convocations, réservations salles/repas),
• Aide à la gestion des dossiers de candidatures sous e-candidat, organisation matérielle des auditions d'admission,
• Interface avec SeFoC'Al : suivi des absences des étudiants via le LEA et suivi administratif des visites aux apprentis.
   

Communication :

• Diffusion des informations aux étudiants : emplois du temps, contenus pédagogiques, offres de stage et d'emploi, etc. (tableau d'affichage, courriel, Moodle),
• Diffusion d'informations diverses aux entreprises,
• Communication relative à la collecte de la taxe d'apprentissage,
• Participation à la création et l'ajout de contenu relatif aux activités du master 3G sur le site web du département de géosciences (relayé par le webmaster du site) et sur les réseaux sociaux,
• Assistance à l'OFVE concernant les enquêtes sur le devenir des étudiants. 

Bases de données :

• Gestion de la base de données "réseau Master 3G

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