SECRETAIRE MEDICAL(E) - UNITE FORMATION ENSEIGNEMENT ET RECHERCHE – 75014 PARIS H/F

· Assurer la gestion de 2 plannings Outlook, l’un pour l’activité publique, l’autre pour l’activité libérale, et gestion des RDV médicaux (prises de RDV, annulations, reports)

· Rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, certificats médicaux, etc.) + dictées vocales 

· Rendre compte de l’activité médicale (saisie des données) 

· Saisir le planning des médecins du pôle (e-gtt Médical) en coopération avec les secrétaires 

· Prendre des notes pour la rédaction des comptes rendus de réunions 

· Instruire le dossier patient CORTEXTE (création, tenue et classement).  actualiser le classeur jaune cyberattaque ; vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identito-vigilance 

· Assurer un appui technique pour CORTEXTE ; actualiser le classeur cyberattaque.

· Créer les outils adéquats (tableaux de bord) pour statistiques internes, rapport d’activité

· Rechercher les informations nécessaires des patients connus d’autres hôpitaux (CRH…) dans le respect du secret médical 

· Commander les ambulances GHU (PTAH) ; appel Taxi pour patients si besoin

· Commander et gérer les besoins en interprètes si besoin (rare) 

· Gérer les fournitures de bureau, les timbres (en coopération avec le vaguemestre), les tickets restaurant et suivre la maintenance des locaux (usage de CARL master, CARL Flash), en étroite collaboration avec la cadre de pôle 

. Gérer et organiser les réunions d’équipe par Microsoft Team si besoin 

. Superviser la salle d’attente, en étroite collaboration avec son collègue 

. Participer à la démarche qualité.

Spécificités du poste :


Assurer les contacts téléphoniques et courrier pour taches universitaires (enseignement et recherche et activités fédératives)


Participer à l’organisation et gérer le planning des divers enseignements en particulier Diplôme d’Université (planning intervenants, examens etc); mais aussi formations partenaires


Gestion et prévention des conflits d’agenda du PUPH entres les différentes activités ; soins, enseignement recherche, fédératif


Organiser et participer à la réunion enseignement recherche pour informations des appels d’offres pour projets de recherche ; contact avec le centre de recherche du GHU ; recueil et information des publications communications au sein du pôle de l’ensemble des interventions enseignements, publications, communications interventions du personnel du pôle (travail sous la direction des deux personnels PUPH