Secrétaire Médicale du Centre de Santé Mentale F/H –

Positionnement du poste : Sous l’autorité hiérarchique du responsable administratif et financier du Centre de Santé
Organisation du travail : Temps complet sur site (pas de télétravail)
Lieu de travail : 102 rue de marseille, 69007 Lyon

Activités principales :
§  Accueillir, informer et orienter les usagers du Centre de santé
§  Gérer l’agenda des consultations, les tableaux de suivi et le secretariat du centre
§  Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de l’unité.
§  Assurer la gestion financière du centre.


Missions principales :
§  Accueil physique et téléphonique des étudiants au Centre : Information et orientation des étudiants selon leurs besoins.

§  Traitement des documents médicaux : Numérisation et intégration dans le logiciel médical : carte vitale (mise à jour/copie), carte mutuelle, numéro étudiant, autres données. Recherche Harpege.

§  Saisie et mise à jour des bases de données dédiées à la gestion du service : tenue du logiciel de gestion des dossiers médicaux et des agendas.

§  Réception, enregistrement et distribution du courrier et des courriels

§  Soutien à l’organisation des consultations et des actions de prévention : bilans de prévention, consultations d’aménagements, gestion des inscriptions, rappel courriel si nécessaire.

§  Participation aux opérations de logistique du service : contrôle des stocks de papeterie et de matériel de bureau, réception des besoins et transmission à la responsable administrative pour passer les commandes, gestion des supports de communication lors des actions de promotion de la santé.

§  Gestion administrative liée aux vacataires : attestations de services faits (ASF), plannings, saisie et mise en forme de document divers.

§  Soutien sur la gestion des réunions de services :  Installation du matériel de visio conférence. Réception de l’ordre du jour et compte rendu chaque semaine.

§  Mandataire de Régie pour le compte du CSME.


§  Gestion financière :  Encaissements, télétransmissions, facturation, tenue de la régie de recettes, suivi des encaissements, décaissements, créances, émission des objets de gestion .

§  Assurer ou participer à toute activité qui pourrait être confiée dans le cadre de sa mission ou dans l'intérêt du service.



Activités associées :
§  Classement et archivage des documents papiers.

§  Gestion comptable et financière : Demandes d’achat, réception des factures et attestation de service fait.

§  Participation aux dialogues de gestion du CSME.

§  Assistance auprès des équipes dans l’utilisation du matériel de bureautique : actor CS, outlook, imprimante/scanner.

§  Soutien ponctuel à la gestion et coordination des actions de promotion de la santé :
o    Accueil des partenaires et étudiants engagés dans les actions de promotion de la santé,
o    Gestion logistique de réservation des salles, du matériel et des partenaires inclus dans les actions ou anima