Secrétaire ou secrétaire médicale H/F
Référence : 2024-1441609
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
-
Employeur :
Etablissements de l'Assistance Publique Hopitaux de Paris
APHP - Localisation : 133 Bd NEY
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Missions principales :
Mission concernant les stages :
- Elaboration et suivi des conventions de stages individuelles ou annuelles, et courriers de mises en stage
- Saisie des stages dans SAP Campus, éditions des fiches de stages et d’évaluation
- Suivi des indemnités de stage des étudiants et des remboursements de transports
- Préparation et suivi annuel du recensement des places de stages AP-HP
Missions générales :
Participation au travail de secrétariat d’une promotion d’ESI et participation au secrétariat de direction
Accueil physique et téléphonique des ESI, intervenants, et autres acteurs de la formation
Participation à la constitution et au suivi des dossiers administratifs et gestion des dossiers pédagogiques des ESI :
- Saisie des données personnelles dans le dossier individuel (SAP Campus, logiciel), édition des fiches individuelles
- Saisie informatique des notes dans SAP puis export dans des tableaux Excel
- Suivi des acquisitions des Unités d’Enseignement (UE)
- Référent de suivi pédagogique
- Saisie des absences en cours des ESI de la promotion, à partir des feuilles d’émargement remises par les coordinateurs
de semestres
- Saisie des absences en stages,
- Elaboration des certificats de scolarité, préparation des badges, cartes d’étudiants
- Suivi des dossiers de financement de la formation : Pôle emploi, Transition PRO, Promotions Professionnelles, contrats d’engagement …
- Saisie des appréciations des ESI, rédigées par les formateurs.
Missions spécifiques :
Collaboration aux instances : Commissions d’Attribution de Crédits (CAC), Conseils Pédagogiques
(CP), Conseils de Discipline (CD), Conseils de la Vie Etudiante (CVE) : convocations, listes d’émargement,
Préparation des dossiers, secrétariat de séance, rédaction du compte-rendu.
Gestion du courrier : classement, archivage, frappe de courriers et de documents.
Contribution aux épreuves de sélection écrites et orales des concours d’entrée (organisation et surveillance)
Participation à la surveillance des évaluations
Remplacement à l’accueil, en cas de besoin.
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES
SAVOIR FAIRE REQUIS
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers / Technologie d'Information et de Communication (TIC)
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Transmettre aux responsables
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Organiser les priorités.
CONNAISSANCES ASSOCIEES
Expérience en structure de formation souhaitée
Connaissance du dispositif global de formation infirmier (référentiel 2009)
Informatique : Word, Excel, Power Point et autres logiciels APHP (SAP)
PRE-REQUIS
Dynamisme, sens du travail en d’équipe, disponibilité
Esprit d’initiative, dynamisme et rigueur.
Sens de l’organisation, capacité à gérer son temps et à intégrer les contraintes
Capacités d’anticipation
Sens des responsabilités
Capacités d’analyse et de synthèse
Capacités relationnelles, écoute, empathie, diplomatie
Discrétion professionnelle, secret professionnel.
Qui sommes-nous ?
L’AP-HP est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 39 hôpitaux accueillent chaque année 8 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d’hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c’est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L’AP-HP est le premier employeur d’Ile de-France : 95 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaillent. http://www.aphp.fr
Descriptif du service
L’IFSI accueille 360 étudiants en soins infirmiers en rentrée de septembre. En 2016, le CFDC s’est engagé dans une démarche qualité, basée sur l’amélioration continue de la qualité en prenant compte à la fois des exigences de la norme ISO 9001:2015 et les critères qualité tels que définis par le Décret n° 2015-790 du 30 juin 2015 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle continue. Le CFDC a aussi souhaité s’insérer dans la politique qualité institutionnelle de l’AP-HP en mettant en place des outils qualité partagés par les structures du CFDC et construits avec le Département Qualité Gestion des Risques. L’IFSI BICHAT s’est positionné pour s’engager dans la deuxième phase de déploiement de la démarche d’amélioration du CFDC. L’engagement de toute l’équipe et l’implication de chacun dans cette démarche sont des points forts pour la pérennité de la démarche et l’harmonisation des pratiques en garantissant la satisfaction des clients et l’amélioration de la qualité - sécurité des soins.
L’IFSI Bichat dispose d’un internat en attente de rénovation. Il est situé Porte de Saint Ouen, à proximité de la Porte de Clignancourt. Accès facile Métro – Bus et tram.
COMPOSITION DE L’EQUIPE
Un directeur sur 2 sites, un adjoint du directeur, 16 formateurs dont 1 coordonnateur des stages, 1 coordonnateur pédagogique à 50% et i coordonnateur numérique à 50%, 3 secrétaires, 1 intendant et 1 aide-intendant, 1 documentaliste et un agent d’accueil composent l’équipe.
À propos de l'offre
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QUOTITE DE TRAVAIL
100%
HORAIRES DE TRAVAIL
variables selon l'activité – plages horaires : 8h30 à 17h30
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Vacant à partir du 09/01/2024
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Secrétaire
