Secrétaire particulier (H/F) du SG, de la SG adjointe et du directeur de cabinet H/F
Référence : 2024-1749297
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Secrétariat Général pour l'Investissement (SGPI)
Secrétariat général pour l'investissement (SGPI) - Localisation : 32 rue de Babylone 75007 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Les missions du Secrétariat sont les suivantes pour le Secrétaire général (SG), la secrétaire générale adjointe (SGA) et le directeur de cabinet :
• Gestion des agendas sur Outlook :
- Organisation de réunions, d’entretiens de haut niveau en coordination avec la Cheffe de cabinet ;
- Appui dans l’organisation de déplacements nationaux et internationaux en coordination avec la Cheffe de cabinet ;
- Organisation des réunions préparatoires nécessaires aux rendez-vous ;
- Préparation des réunions d’agendas (suivi des demandes de rendez-vous en cours ou à prévoir) ;
- Organisation et coordination logistique des instances de gouvernance du SGPI (COMEX, Réunion opérateurs, Codir, Comité de Pôles, Conseils d’administration, , etc.) ;
- Préparation du planning journalier pour les chauffeurs ;
- Suivi du fichier visiteur du SG/SGA au quotidien en lien avec les services de sécurité du 32 rue de Babylone ;
- Réservation des salles de réunions et logistique de la restauration selon les besoins en lien avec la DSAF et l’Intendance de Cassini.
• Préparation et gestion des dossiers du SG et de la SGA
- Préparation des dossiers quotidiens du SG et de la SGA en lien avec le Directeur de cabinet, son adjoint et la cheffe de cabinet ;
- Collecte, centralisation, vérification et remise en forme des éléments demandés aux directions pour les RDV du SG et de la SGA ; Impression et organisation des dossiers correspondants ;
- Appui au directeur de cabinet dans la gestion du circuit de signature du SG et de la SGA (suivi des parapheurs et contrôle formel de leur contenu) ;
- Traitement de la correspondance du SG et de la SGA (enregistrement, réponses, envois) en lien avec la cheffe de cabinet et les directions de Pôles ;
- Traitement de texte (lettres, notes, articles…) en français et anglais ;
- Classement et archivage de tous les documents (courriers, notes…) signés par le SG et la SGA.
- Accueil et gestion des appels téléphoniques du SG, de la SGA et du directeur de cabinet
Profil recherché
- Expérience dans un poste similaire souhaitée.
- Connaissance administrative des procédures internes, des règles et usages administratifs.
- Capacité d'adaptation et à rendre compte.
- Compréhension des enjeux et de l’organisation, anticipation et réactivité.
- Ouvert aux contractuels
Savoirs :
- Très bonne expression orale et écrite ;
- Capacités avérées d’expression et d’argumentation écrite ;
- Maîtrise des outils informatiques : traitement de texte, Power point…
- Maitrise d’Excel ;
- Goût du travail en équipe ;
- Bonne maîtrise de l’anglais.
Savoir être :
- Autonomie et esprit d’initiative ;
- Rigueur, organisation et méthode ;
- Forte capacité d’adaptation, réactivité, disponibilité ;
- Bon relationnel, sens du dialogue et de l’écoute, ouverture d’esprit ;
- Capacité à s’intégrer dans une petite équipe et à coopérer.
- Capacité à anticiper et à reconnaître les priorités ;
- Capacité à nouer des relations de respect et de confiance en interne mais aussi avec les très nombreux contacts en externe ;
- Respect de la confidentialité des informations.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Le Secrétariat général pour l’investissement (SGPI), placé sous l’autorité de la Première ministre a pour mission de veiller à la cohérence de la politique d’investissement de l’État. A ce titre, il est chargé de mettre en œuvre France 2030 et les programmes d’investissement d’avenir (111 Mds€ cumulés), d’en assurer le suivi, d’en mesurer les retombées. Il coordonne également l’évaluation de l’ensemble des investissements publics de l’État. Il dispose d’une équipe de soixante-quinze personnes pour réaliser sa mission.
À propos de l'offre
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Il/Elle devra se soumettre à une procédure d’habilitation pour archiver les documents classifiés et appuyer la secrétaire générale adjointe comme officier de sécurité.
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Vacant à partir du 18/10/2024
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Assistante / Assistant de direction
