Secrétaire particulier(e) du sous-préfet d'arrondissement

Groupe RIFSEEP : 2
 
Vos activités principales :
 
Traite les contacts du Sous-Préfet :
- Assure l'accueil physique et téléphonique du secrétariat du sous-préfet, filtrage des interlocuteurs ;
- Planifie, organise, et assure la gestion de l'agenda, le suivi des réunions et des déplacements ;
- Anime la réunion agenda hebdomadaire et participe aux réunions d’encadrement ;
- Coordonne la gestion matérielle des réunions à la Sous-préfecture ;
- Suit le budget de la Sous-Préfecture (préparation et exécution – commandes de matériels et de fournitures) ;
- Met en forme et rédige les courriers et constitue des dossiers administratifs des réunions en lien avec le secrétaire général ou les chefs de pôle ;
- Préparer les visites et les évènements du sous-préfet, en lien avec le secrétaire général et les chefs de pôle ;
- Traite des dossiers ponctuels, et assure le suivi d'affaires réservées, ainsi que les invitations et repas, cocktails, …
 
Accompagner le Sous-préfet sur les missions départementales :
- La mission référente handicap / inclusion
 
Référent archives 
- Veille à l’application de la réglementation et des bonnes pratiques au sein des différents pôles de la Sous-préfecture / fournit aide & conseils auprès des agents sur les méthodes à appliquer pour gérer les archives / centralise les demandes des agents de tous les services (en lien avec les Archives départementales pour le traitement des questions d’archivage).
 
Comme l’ensemble des agents de la Sous-préfecture de Soissons, contribution au respect des engagements de service Quali-ATE.
 
Votre environnement professionnel :
 
Activités du service
La sous-préfecture regroupe l’ensemble des missions inhérentes à l’administration territoriale de l’État et aborde les domaines suivants : représentation de l’État et sécurité publique ; réglementation générale ; réglementation des collectivités territoriales ; politiques publiques (emploi et développement économique, environnement, cohésion sociale, aménagement du territoire) ; fonctions logistiques (suivi du budget de fonctionnement)
 
Composition et effectifs du service
16 agents au sein de la Sous-préfecture de Soissons
 
Liaisons hiérarchiques
Sous-préfet de l’arrondissement de Soissons
 
Liaisons fonctionnelles
Relations quotidiennes avec les élus de l’arrondissement et les services administratifs des collectivités territoriales
Travail en relation avec les services de la Préfecture, les services déconcentrés de l’État
Contact avec les chefs d’entreprise et les usagers du service public