Secrétaire particulier/ère du directeur AIST H/F

OBJECTIFS PRINCIPAUX DU POSTE :

Assurer le secrétariat particulier du directeur : agenda, téléphone, réunions, missions, courrier… , en liaison avec le secrétariat de la direction ainsi qu’avec les autres secrétariats du SGDSN.

Contribuer à l’efficacité de la direction en participant à la diffusion de l’information, en assurant le lien avec les autres directions sur les aspects de logistique, de moyens et de fonctionnement courant.

ACTIVITES DU POSTE :

Tenue et suivi de l’agenda du directeur (rendez-vous, réunions, déjeuners, missions) ;
Dactylographie et mise en forme de notes et/ou courriers divers (sous la dictée et/ou à partir d’un support papier ou électronique) jusqu’à la diffusion ;
Coordination des activités du service en liaison avec le directeur et/ou son adjoint ; diffusion de l’information vers les services le cas échéant ;
Animation des fonctions logistique et de soutien, lien avec les autres directions pour ces aspects ; coordination des différents postes de secrétariat de la direction
Filtrage du téléphone ;
Soutien au secrétariat de la direction en cas de nécessité (manque de personnel et/ou surcroît d’activité) ;
Préparation de dossiers de réunions interministérielles en liaison avec les autres ministères.