secrétaire particulier(ère) du préfet / de la préfète
Référence : MINT_BA045ATB-91894
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Préfecture du Loiret
- Localisation : ORLEANS - Préfecture du Loiret
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales
Dans une logique de polyvalence avec l’autre secrétaire, vous êtes en charge des tâches suivantes :
- Tenue de l’agenda du Préfet/de la Préfète, prises de rendez-vous, gestion des réunions en lien avec les services concernés, édition des programmes journaliers.
- Organisation de webinaire avec les services de l’État et préfets.
- Contribution à la préparation des dossiers du Préfet/de la Préfète, notamment ceux concernant les visites et manifestations extérieures, en lien avec les services concernés (en particulier SCPPAT, SGAR, Bureau du Cabinet).
- Réception et filtrage des appels téléphoniques.
- Dactylographie de courriers, notes et documents divers.
- Présentation et organisation des réceptions du Préfet/de la Préfète en lien avec les personnels de la résidence : mise à jour des invités, envoi des invitations, réalisation de plan de table...
- Établissement de fiches « réception ».
- Accueil et introduction des personnalités dans le cadre des audiences et des invitations.
- Circulation des parapheurs entre les différents membres du corps préfectoral, en lien avec l’ensemble des secrétaires particulières.
- Présence et prise de notes à certaines réunions (ex : réunion agenda)
- Invitations pour les cérémonies nationales
- Gestion et suivi des congés des préfets de département de la région Centre-Val de Loire.
- Gestion des messages du réseau RESCOM.
- Participation à la formation de la secrétaire junior.
Votre environnement professionnel
Activités du service
Secrétariat particulier
Composition et effectifs du service
un binôme avec une secrétaire junior
Liaisons hiérarchiques
Le Préfet/La Préfète
Liaisons fonctionnelles
- L’ensemble des membres du corps préfectoral.
- Les services de la préfecture.
- Les services de l’État dans le département et la région.
- Les élus et les personnalités
- Les cabinets ministériels
Profil recherché
Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques
Connaître l’environnement professionnel - Niveau maîtrise – requis
Avoir des compétences en informatique – bureautique - Niveau maîtrise – requis
Savoir-faire
Savoir s’organiser - Niveau maîtrise – requis
Savoir travailler en équipe - Niveau maîtrise – requis
Savoir négocier - Niveau pratique – requis
Savoir-être
Avoir le sens des relations humaines - Niveau maîtrise – requis
Savoir s’adapter - Niveau expert – requis
Savoir s’exprimer oralement - Niveau initié - requis
Savoir accueillir - Niveau pratique – requis
Savoir communiquer - Niveau pratique – requis
Vos perspectives :
Ce poste exigeant et formateur vous permettra d’acquérir une bonne connaissance du fonctionnement de l’ensemble des services de la préfecture et des services de l’État dans le département. Il peut permettre d’évoluer vers tout poste dans le périmètre ATE.
Éléments de candidature
Personnes à contacter
À propos de l'offre
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Localisation administrative et géographique / Affectation
Préfecture du Loiret – 181 rue de Bourgogne 45000 ORLEANS
Domaine(s) fonctionnel(s) : Administration générale
Emploi(s) type / Code fiche de l’emploi-type : ADM004A -
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Présentation, discrétion, obligation de réserve.
Disponibilité, horaires décalés.
Capacité à travailler dans l’urgence.
Fonctionnement du binôme en brigade
Qui contacter :
M. BLANCHET, Directeur du Secrétariat Général Commun Départemental (SGC-D) du LOIRET
stephane.blanchet@loiret.gouv.fr - 02 38 81 42 54
Liste des pièces requises pour déposer une candidature :
Le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement est disponible via les liens suivants :
- pour les candidats internes : http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite-2023/Formulaire_mobilite_2023.pdf
- pour les candidats externes : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2023-03/Formulaire-de-mobilite-fevrier-2023.pdf -
Fondement juridique du recrutement sur contrat, le cas échéant :
3° de l'article L332-2 du code général de la fonction publique -
Vacant à partir du 01/01/2025
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Secrétaire
