Secrétaire pédagogique (2023-064) H/F
Référence : 2023-1156670
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
-
Employeur :
Etablissements de l'Assistance Publique Hopitaux de Paris
Assistance Publique – Hôpitaux de Paris (AP-HP) - Localisation : 157 rue de la Porte de Trivaux 92140 CLAMART
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Chaque secrétaire gère deux promotions d’étudiants et ou élèves.
Accueil des personnes : étudiants, intervenants et autre public
- Réception et accueil téléphonique
Secrétariat pédagogique :
- Gestion bureautique de l’ensemble des courriels,
- Gestion et suivi des dossiers administratifs et pédagogiques des étudiants dans SAP Campus
- Gestion de l’enregistrement administratif des Accidents d’Exposition au Sang (AES) des étudiants et élèves en formation
- Gestion des mises en stage, conventions et courriers
- Traitement et mise en forme de documents
- Classement et archivage de documents
- Participation à la surveillance des concours (épreuve écrite) et participation à l’organisation des oraux
- Gestion du paiement des intervenants et gestion de l’utilisation des divers logiciels
Secrétariat de direction :
-Contribution à l’élaboration et la gestion des courriers
-Contribution aux instances : Commissions d’Attribution de crédits (CAC), Instance Orientations générales (ICOGI), Section disciplinaire (SD), Section pédagogique (SP), Section de la vie étudiante (SVE) : convocations, listes d’émargement, préparation des dossiers, secrétariat d’instances, rédaction du compte-rendu.
-Participation aux réunions d’équipe
Démarche qualité :
- Contribution au développement de la démarche qualité et de la certification de la structure.
Profil recherché
SAVOIR FAIRE REQUIS
- Rédiger et mettre en forme des documents.
- Réaliser un plan de classement
- Organiser les priorités du secrétariat.
- Utiliser et respecter les procédures mises en place.
- Avoir le sens de l’organisation et de l’anticipation.
- Juste distance avec les étudiants
- Connaissance de la bureautique
CONNAISSANCES ASSOCIÉES
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Internet, Messagerie…)
- Utilisation de logiciels institutionnels (SAP CAMPUS, HR Access, GESTIME- ECP)
PRE-REQUIS
- Bonne expression orale et écrite
- Maitrise de l’orthographe
- Expérience conseillée dans le domaine du secrétariat
QUALITÉS REQUISES
- Sens relationnel développé
- Sens de l’organisation du travail et du travail en équipe
- Capacités à gérer des priorités et à anticiper
- Ponctualité, rigueur, discrétion et sociabilité
- Sens des responsabilités
- Prendre des initiatives adaptées
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Personne à contacter
Fatima THOR
Qui sommes-nous ?
L'Assistance Publique – Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu. Ses 39 hôpitaux assurent un service public de santé pour tous, 24h/24, et accueillent chaque année 8 millions de personnes : en consultation, en urgence, lors d’hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
L’AP-HP est le premier employeur d’Île-de-France : 100 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaillent.
Descriptif du service
Les instituts de formation comprennent :
- 1 IFSI : promotion de 115 étudiants
- 1 IFAS : promotion de 40 élèves aides-soignants.
Les instituts sont situés dans l'enceinte de l'hôpital Antoine Béclère à Clamart.
L’IFSI est conventionné avec l’Université Paris Saclay.
COMPOSITION DE L’ÉQUIPE :
1 directeur des soins
1 cadre supérieur de santé adjointe au directeur
1 cadre coordinateur de stages
2 secrétaires
2 cadres formateurs élèves aides-soignants
13 cadres formateurs étudiants en soins infirmiers
1 responsable logistique
À propos de l'offre
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HORAIRES DE TRAVAIL
Amplitude de 9H00 à 17h06 avec 30 mn de repas
Congés à prendre lors de la fermeture de l’IFSI à savoir 15 jours à Noel, 1 ou 2 semaines à Pâques et 2 ou 3 semaines l’été (Aout). -
Pics d’activité lors des rentrées scolaires de septembre pour la rentrée IDE et janvier pour la rentrée AS
Pics d’activité lors des passages d’année et périodes du diplôme d’État. -
Vacant à partir du 20/03/2023
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Secrétaire
