Secrétaire pédagogique et administrative Filière instrumentation
Référence : 2024-1731674
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Aix Marseille Université
Aix-Marseille Université - Localisation : Faculté des Sciecnes, 52 Avenue Escadrille Normandie-Niémen, 13013 Marseille
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Dans le cadre de la certification qualité ISO 9001 de la Filière Instrumentation, les principales missions, activités et tâches sont les suivantes :
Secrétariat pédagogique
Recrutements étudiants (Entrer les éléments du candidat dans la base de données, vérifier la recevabilité de la demande, gérer le dossier de recrutement (e-candidat))... suivi des recrutements sur le portail Études en France. Effectuer les Inscriptions Administratives (APOGEE), vérification du dossier et des pièces justificatives, validation des IA, édition de certificats de scolarité
Gestion de l'assiduité (Éditer, communiquer, convoquer, contrôler)
Gestion de la formation (Établir, gérer et transmettre les conventions de stage avec les entreprises, préparer les réunions pédagogiques, les plannings et les dossiers, éditer les attestations de fin de formation)
Gestion administrative (Organiser la logistique des examens, gérer tes résultats des examens, organiser les inscriptions pédagogiques (APOGEE), saisir les notes, les VAC et les bonus (APOGEE), édition des procès-verbaux de résultats et des attestations de réussite)
Gestion documentaire (Assurer la reprographie de proximité des supports de cours, classer et archiver)
Publicité pour la formation (Gérer et préparer les plaquettes de la formation, préparer et envoyer des plaquettes aux filières amonts, prendre rendez-vous avec les filières amonts)
Base de données (Maintenir les informations concernant les personnels et enseignants)
Secrétariat de l'apprentissage
Recrutement apprentis (Entrer les éléments du candidat dans la base de données, vérifier la recevabilité de la demande, gérer le dossier de recrutement (e-candidat). Contrôle des dossiers (statut des pièces justificatives et du dossier) Faire le lien avec le CFA (CACTUS), faire le lien avec l'entreprise d'accueil, avec la scolarité..
Gestion de la base de données de CFA (YPaero) (Établir les calendriers annuels, les données administratives, les états d'assiduité des apprentis.... gérer le livret de l'apprenti et les procès-verbaux de visites en entreprise au CFA. Organiser, gérer, et transmettre les résultats de l'élection des délégués.)
Secrétariat administratif
Aider à organiser les EPI
Assurer le standard téléphonique de la direction
Gérer l'agenda de la direction générale, le courrier de la direction
Classer et archiver le courrier
Secrétariat formation continue et VAE
Gérer le(s) entretien(s) du candidat avec le responsable pédagogique, inscrire administrativement les stagiaires (APOGEE), établir les états d'assiduité des stagiaires en fonction des besoins du financeur...
Secrétariat relations entreprises
Contacts entreprises (préparer les campagnes de contacts vers les entreprises, gérer le planning des visites relationnelles avec les entreprises)
Relations pédagogiques avec les entreprises (Assister la direction dans la démarche de recherche de stages)
Service aux entreprises (Faire parvenir aux entreprises les demandes de stages, alt
Profil recherché
Connaissances :
Connaître les techniques de secrétariat,
Connaître l'environnement institutionnel et les structures de l'université
Avoir des bases sur le code du travail et les procédures administratives
Connaître la démarche qualité
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir planifier son activité et respecter les délais
S'exprimer de façon claire et concise
Maitriser les outils bureautiques et informatiques liés au poste : Excel, Word,Outlook, BDD FileMaker, APOGEE, YPAREO, CACTUS, ecandidat, iPRO..
Posséder des techniques relationnelles
Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
Appliquer les procédures administratives
Rédiger des documents simples d'information et de communication
Avoir le sens du relationnel et de la discrétion
Être en capacité d'écoute
Travailler en équipe
Savoir s'organiser
Être autonome et rigoureux
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Compétences attendues
Connaître les techniques de secrétariat,
Connaître l'environnement institutionnel et les structures de l'université
Avoir des bases sur le code du travail et les procédures administratives
Connaître la démarche qualité
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir planifier son activité et respecter les délais
S'exprimer de façon claire et concise
Maitriser les outils bureautiques et informatiques liés au poste : Excel, Word,Outlook, BDD FileMaker, APOGEE, YPAREO, CACTUS, ecandidat, iPRO..
Posséder des techniques relationnelles
Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
Appliquer les procédures administratives
Rédiger des documents simples d'information et de communication
Avoir le sens du relationnel et de la discrétion
Être en capacité d'écoute
Travailler en équipe
Savoir s'organiser
Être autonome et rigoureux
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Labelisée Initiative d’excellence depuis 2012, amU est une université de recherche intensive, à la fois ancrée sur son territoire et reconnue internationalement. Attractive, engagée, dynamique, amU construit son avenir avec l’ensemble de ses communautés. En 2023, elle a défini une vision ambitieuse à horizon 2030, qui s’exprime autour de quatre actions stratégiques.
Nous recrutons dans plus de 260 métiers
La qualité de vie au travail, la recherche de sens et d’utilité dans son métier, la polyvalence des postes et le rôle de l’université pour le territoire… Les raisons de nous rejoindre sont nombreuses. À votre tour, prenez part à cette belle aventure et contribuez à faire bouger les lignes !
Qui sommes-nous ?
Avec une offre pluridisciplinaire d’excellence et résolument tournée vers l’international, amU est à la fois un lieu de savoirs, d’innovations et d’engagements déterminants pour relever les défis de notre époque et jouer un rôle positif au service de la société.
amU défend une ambition : ouvrir le champ de tous les possibles et permettre à chacune et chacun de s’épanouir en faisant avancer la société.
Ainsi, elle multiplie les projets interdisciplinaires, audacieux et créatifs pour apprendre à penser ensemble le monde de demain. En écho à ses valeurs sociales et solidaires, elle agit pour le bien-être des étudiants et de ses personnels. Enfin, tout en assumant un rôle socio-économique local important, amU profite de sa situation géographique exceptionnelle pour développer des partenariats dans le monde entier.
Nous accueillons chaque année des dizaines de milliers d’étudiantes et d’étudiants. Travailler à amU, c’est les accompagner et participer à la construction du monde de demain. Notre offre pluridisciplinaire et notre dynamisme nous placent au cœur des enjeux sociétaux et écologiques. Elle fait aussi de nous un acteur majeur du développement du territoire.
Descriptif du service
Le bureau du (de la) technicien(ne) se situe sur le site de Saint Jérôme dans les locaux de la filière instrumentation (service B21) à proximité immédiate de l'équipe d'encadrement.
Le (la) technicien(ne) recruté(e) sera sous l'autorité hiérarchique n+l du directeur de la filière instrumentation.
Il(elle) sera également en lien avec les responsables de diplômes, de parcours et coordinateurs pédagogiques d'années (LP, Ml et M2).
À propos de l'offre
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Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social
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NEANT
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Vacant à partir du 01/01/2025
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*Conseillère / Conseiller d'orientation et d'insertion*
