Secrétaire pédagogique F/H
Référence : 2024-1653603
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université de Toulouse 3
- Localisation : Université Toulouse III - Paul Sabatier
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Vos missions seront les suivantes :
- Assurer la gestion administrative et pédagogique de la Licence 2 STAPS
- Assurer l’accueil, l’information et le suivi des étudiants inscrits dans ces formations.
- Ces missions s’exercent dans le cadre d’une organisation en plusieurs secrétariats pédagogiques
1.Accueil
Accueillir, orienter et informer les étudiants et les enseignants : orientation ou renseignements par un accueil physique, téléphonique et informatique.
2. Gestion des emplois du temps : Logiciel CELCAT
- Saisir l’emploi du temps élaboré par le responsable d’année d’études et réservation des salles.
- Assurer le suivi des emplois du temps en relation avec le responsable.
- Procéder aux modifications ponctuelles des emplois du temps.
3. Inscriptions pédagogiques (IP) : logiciel APOGEE
- Réaliser avec le responsable d’année d’étude les plans d’études des étudiants en situations particulières
- Réaliser les inscriptions pédagogiques des étudiants dans l’application
- Constituer les groupes dans l’application pour générer les listes et trombinoscopes via les logiciels SGCE et Realist.
- Editer ou exporter les listes des inscrits par élément pédagogique pour remise aux enseignants
4. Examens et résultats : logiciel APOGEE
- Assurer le suivi de l’organisation des examens : vérification des calendriers et saisie des salles dans Celcat.
- Assurer l’envoi des calendriers individualisés pour les étudiants en situation de handicap et mettre en oeuvre
- les recommandations de l’arrêté.
- Gérer l’édition des documents : listes émargements, procès-verbaux de déroulement d’épreuve ;
- Préparer le matériel de composition nécessaire (copies, brouillons, consignes de surveillances) à chaque épreuve.
- Gérer les justificatifs d’absence pour les contrôles continus.
- Assurer des permanences pendant les différentes sessions des examens.
- Recueil et saisie des notes, lancer les calculs, préparer les procès-verbaux pour les jurys.
- Communiquer les résultats aux étudiants via l’ENT.
- Editer les relevés de notes, les attestations de réussite, les diplômes et les annexes descriptives aux diplômes.
5. Autres activités :
- Participer à la réunion de rentrée de chaque formation, aux jurys de semestres et d’année
- Répondre aux besoins ponctuels dans l’intérêt du service de la scolarité
- Archiver les documents officiels
Profil recherché
Connaissances
• Avoir une connaissance de base de l’environnement et de la culture universitaire : connaître une réglementation, l’offre de formation de l’UPS, les statuts et l’organisation générale des formations (LMD).
• Connaître l’offre de formation de la F2SMH, la charte des examens ainsi que les modalités de contrôle des connaissances, les règles de progression des licences et masters votées par la CFVU de l’Université.
Savoir faire technique :
• Maîtriser les logiciels : APOGEE, CELCAT, SGCE, Pack Office et messagerie électronique.
• S’adapter et se former aux évolutions des outils multimédia et informatiques.
• Maîtriser les techniques de communication orale et écrite.
Savoirs comportementaux :
• Diplomatie, adaptabilité au public, maîtrise de soi.
• Capacités d’organisation et d’anticipation sur les différentes tâches.
• Réactivité pour le suivi des emplois du temps, savoir analyser pour prioriser les tâches.
• Savoir se rendre disponible pour les étudiants et les responsables des formations.
• Savoir prendre des initiatives pour la continuité du service.
• Savoir synthétiser et / ou rendre compte au Responsable du service de scolarité.
Diplômes requis : Expérience similaire souhaitée.
Localisation
Qui sommes-nous ?
L'Université Toulouse III - Paul Sabatier (http://www.univ-tlse3.fr) est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche née de la fusion des Facultés de médecine, de pharmacie et de sciences.
Descriptif du service
La Faculté des Sciences du Sport et du Mouvement Humain (F2SMH), implantée au sein du Campus de Rangueil, accueille environ 2100 étudiants qui reçoivent une offre de formation diversifiée permettant de se préparer à des métiers divers tels qu’enseignant d'EPS, éducateur spécialisé en activités physiques adaptées, entraîneur sportif, préparateur physique, manager de salle de sport, manager de magasin de sport, coach sportif, responsable de service des sports, ou encore des métiers de la sécurité.
Rattachement à la responsable du service de la scolarité n+1 et à la directrice administrative n+2
Avantages :
Contributions aux frais de transport en commun
Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
Contributions à la complémentaire santé
Subvention restauration collective
Chèques vacances
Service social
Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
Activités sportives et culturelles
Etablissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
Evenements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences..)
Télétravail possible en fonction du poste
3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois):39h10 => 55 jours de congé 38h15 => 50 jours de congé 37h20 => 45 jours de congé
Possibilité d’aménagement du temps de travail
Crèche
Formations
À propos de l'offre
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CV, Lettre de motivation et si titulaire, l’arrêté de situation administrative à envoyer exclusivement à l’adresse suivante : recrutement@univ-tlse3.fr
Référence à nous indiquer dans chaque candidature : 172 – F2SMH - SECPEDA
L’université met en œuvre une politique d'égalité en excluant toute discrimination. L'Université encourage et valorise toutes les candidatures de femmes et d'hommes en fonction de leurs qualifications.
Conditions générales du poste
Catégorie du poste : CCorps de recrutement : Secrétaire pédagogique
Quotité de travail : 100%
Poste ouvert aux titulaires et contractuels
Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 12 mois
Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1
Rémunération:
Pour les titulaires: en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE 310€ + modulation grade
Pour les contractuels: elle est comprise entre 1801.74 € e 1900.19 t € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (178 €)
Localisation géographique :
Université Toulouse III – Paul Sabatier
118 route de Narbonne
31062 Toulouse
F2SMH
543 Cours Rosalind Francklin
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Vacant à partir du 04/11/2024
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Gestionnaire de scolarité
