Secrétaire pédagogique F/H
Référence : APHP_2024-12969
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
- Employeur : Siège de l'AP-HP
- Localisation : Paris (75), France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Non renseigné
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
L’Assistant de Formation en charge de la gestion des stages paramédicaux est placé sous la supervision du Cadre Supérieur de Santé, Responsable de la coordination générale des stages et des partenariats cliniques pour l’ensemble des instituts de formation. L’Assistant de Formation réalise l’ensemble des opérations liées à la mise en stage des étudiants en santé (ESI, EAS, EP et EAP) dans le respect des orientations pédagogiques, des instructions réglementaires et des référentiels de formation.
MISSIONS SPECIFIQUES
Assurer l’accueil physique et la communication écrite, téléphonique et électronique
- Assurer la qualité de l’accueil des étudiants en santé et des partenaires
- Informer, orienter et conseiller les interlocuteurs, trier les appels téléphoniques, traiter les demandes électroniques
- Produire des courriers administratifs et traitement de texte dans le respect de la charte graphique institutionnelle
Assurer le secrétariat en amont et en aval de la mise en stage
- Production des comptes-rendus et des procès-verbaux lors de réunion
- Gestion, rédaction, classement et archivage administratif des conventions de stage
- Gestion, suivi et archivage des attestations d’assurance relatives aux risques professionnels notamment en stage intra et extra hospitalier
- Gestion, planification, suivi comptable des indemnités de stage
- Gestion, planification, suivi comptable du remboursement des frais de transport
- Gestion, planification, suivi, classement des formulaires d’évaluation en stage
- Gestion et suivi des couvertures vaccinales obligatoires des étudiants
- Diffusion et affichage des affectations en stage après validation de la direction via les supports de communication disponibles
- Participation à la gestion des dossiers pédagogiques individuels
- Contrôle des répartitions individuelles de stages et le suivi volumétrique par typologie de stage
- Participation au suivi des résultats des étudiants et élèves en stage, suivi des stages de rattrapage et complémentaires
- Participation à la gestion des stages internationaux et européens (ERASMUS+)
- Participation à la gestion des stages des étudiants à diplômes étrangers (Article 09 – A 31/07/2009)
- Participation à la mise en stage des étudiants lors des mobilisations en situation de crise sanitaire
- Communication et transmission de documents auprès de l’organisme gestionnaire CFDC et de la direction générale APHP
- Veille documentaire et réglementaire
- Gestion documentaire performante pour les activités administratives des stages (traçabilité)
- Evaluation du dispositif de gestion administratif des stages et mettre en place des mesures de réajustement adaptées et structurées
- Participation au processus d’évaluation des pratiques professionnelles sur les techniques administratives
Profil recherché
SAVOIR FAIRE REQUIS.
Maitriser les outils bureautiques standardisés (WORD / P.POINT / EXCEL)
Maitriser les outils bureautiques spécifiques (tableur) et logiciels spécifiques à la formation (SAP Campus, HR Acess 9, FORMEIS…).
Effectuer un reporting structuré, synthétique et régulier au CSS responsable de la gestion des stages et si besoin à l'équipe de direction.
Identifier les informations communicables à autrui en respectant la confidentialité et le secret professionnel
Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome tout en respectant la charte graphique et les entêtes de la structure
Organiser, prioriser et hiérarchiser les activités de secrétariat de stages selon le contexte et la situation
Définir un plan de classement et d'archivage propice à la recherche immédiate de documents
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau interprofessionnel
S'inscrire dans une démarche d'amélioration continue de la qualité
CONNAISSANCES ASSOCIÉES.
Connaissance générale des domaines de la formation initiale
Connaissance des spécificités des mises en stage au regard des différentes filières de formation
Organisation et fonctionnement de l'institut dans son environnement et son réseau
QUALITÉS PROFESSIONNELLES.
Maitrise de la communication orale et écrite, interpersonnelle et interprofessionnelle
Aptitude à harmoniser ses pratiques dans un cadre réglementaire et législatif
Capacité relationnelle, d'empathie, d'écoute et de travail en équipe ou en réseau
Rigueur, assiduité, ponctualité, discrétion, sociabilité, dynamisme, réactivité, pondération, bienveillance
Adaptabilité, disponibilité, polyvalence, initiative, créativité, innovation, responsabilisation, autonomie
Sens du travail en équipe, partage des valeurs communes, mutualisation et harmonisation des pratiques
Sens de l'organisation et des méthodes de travail, capacité de production écrite et de synthèse
Sens de la planification et de la coordination, sens de la hiérarchisation et de la priorisation
Régulation, modération, concertation, négociation
Gestion de plusieurs activités en même temps en tenant compte des contraintes et des obligations, respect des échéances
Capacité à gérer ses émotions et se distancier des situations sensibles ou critiques
Respect des règles de déontologie professionnelle et du règlement intérieur de la structure
Positionnement en force de propositions et d'amélioration continue des systèmes
Réalisation d'outils de suivi et de tableaux de bord en lien avec les missions investies
Mesure des objectifs à atteindre en termes de performance, d'efficacité, de qualité et de sécurité
Auto-évaluation et capacité à remettre en question ses pratiques pour réajuster à court terme
PRE-REQUIS.
Formation aux techniques administratives fondamentales liées aux activités de secrétariat et à la gestion administrative
Bac professionnel secrétariat (niveau IV) ou Assistant Médico Administratif
Bonne expression écrite et orale
À propos de l'offre
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Secrétaire médicale / Secrétaire médical
