Secrétaire Pédagogique F/H
Référence : APHP_2025-17829
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
- Employeur : Siège de l'AP-HP
- Localisation : Paris (75), France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Non renseigné
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
- Assurer la qualité de l’accueil des étudiants en santé et des partenaires
- Informer, orienter et conseiller les interlocuteurs, trier les appels téléphoniques, traiter les demandes électroniques
- Produire des courriers administratifs et traitement de texte dans le respect de la charte graphique institutionnelle
- Production des comptes-rendus et des procès-verbaux lors de réunion
- Gestion, rédaction, classement et archivage administratif des conventions de stage
- Gestion, suivi et archivage des attestations d’assurance relatives aux risques professionnels notamment en stage intra et extra hospitalier
- Participation à la politique d’harmonisation des pratiques professionnelles
- Participation aux projets de mise en œuvre du projet pédagogique
- Participation à l’organisation et à la surveillance des épreuves de sélection écrites et orales
- Participation aux instances réglementaires en rapport avec le domaine de la gestion des stages
- Participation aux manifestations et aux séminaires professionnels
- Gestion, planification, suivi comptable des indemnités de stage
- Gestion, planification, suivi comptable du remboursement des frais de transport
- Gestion, planification, suivi, classement des formulaires d’évaluation en stage
- Gestion et suivi des couvertures vaccinales obligatoires des étudiants
- Diffusion et affichage des affectations en stage après validation de la direction via les supports de communication disponibles
- Participation à la gestion des dossiers pédagogiques individuels
- Contrôle des répartitions individuelles de stages et le suivi volumétrique par typologie de stage
- Participation au suivi des résultats des étudiants et élèves en stage, suivi des stages de rattrapage et complémentaires
- Participation à la gestion des stages internationaux et européens (ERASMUS+)
- Participation à la gestion des stages des étudiants à diplômes étrangers (Article 09 – A 31/07/2009)
- Participation à la mise en stage des étudiants lors des mobilisations en situation de crise sanitaire
- Communication et transmission de documents auprès de l’organisme gestionnaire CFDC et de la direction générale APHP
- Veille documentaire et réglementaire
- Gestion documentaire performante pour les activités administratives des stages (traçabilité)
- Evaluation du dispositif de gestion administratif des stages et mettre en place des mesures de réajustement adaptées et structurées
- Participation au processus d’évaluation des pratiques professionnelles sur les techniques administratives
- Assurer les missions en rapport avec le fonctionnement général des instituts
- Participation à la mise en œuvre de la politique de stage institutionnelle et des objectifs stratégiques fixés par le directeur d’institut
- Participation à la démarche d’amélioration de la qualité et la gestion des risques en formation initiale
- Participation à la politique de déclaration des évènements indésirables liés à la formation initiale
Profil recherché
- Formation aux techniques administratives fondamentales liées aux activités de secrétariat et à la gestion administrative
- Bac professionnel secrétariat (niveau IV) ou Assistant Médico Administratif
- Bonne expression écrite et orale
- Capacité à gérer des dossiers, rédiger des lettres simples et des comptes rendus
- Participation aux formations-actions identifiées comme obligatoires pour le bon fonctionnement de la structure
- Maitriser les outils bureautiques standardisés (WORD / P.POINT / EXCEL)
- Maitriser les outils bureautiques spécifiques (tableur) et logiciels spécifiques à la formation (SAP Campus, HR Acess 9, FORMEIS…).
- Effectuer un reporting structuré, synthétique et régulier au CSS responsable de la gestion des stages et si besoin à l’équipe de direction.
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant la confidentialité et le secret professionnel
- Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome tout en respectant la charte graphique et les entêtes de la structure
- Organiser, prioriser et hiérarchiser les activités de secrétariat de stages selon le contexte et la situation
- Définir un plan de classement et d’archivage propice à la recherche immédiate de documents
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau interprofessionnel
- S’inscrire dans une démarche d’amélioration continue de la qualité
À propos de l'offre
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Secrétaire médicale / Secrétaire médical
