Secrétaire pédagogique
Référence : APHP_2025-19273
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
- Employeur : Siège de l'AP-HP
- Localisation : Paris (75), France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Non renseigné
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
ACTIVITES
- Accueil des étudiants et des personnes extérieures
- Gestion du courrier
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
- Suivi des effectifs des cohortes et promotions, des interruptions de formation et réintégrations
- Suivi des absences des étudiants en cours et en stage
- Reprographie, classement et archivage des documents administratifs et pédagogiques
- Participation à l’organisation des épreuves de sélection d’entrée IFSI
- Gestion des documents administratifs d’entrée en formation
- Participation à la surveillance des épreuves de validation de séquences d’enseignement
- Gestion de la déclaration des accidents de travail des ESI et des membres de l’équipe
- Etablissement des conventions de stage et feuilles de mises en stage
- Paiement des indemnités de stage et de transport
- Participation aux groupes de travail en lien avec des activités administratives et aux manifestations institutionnelles
- Archivage des anciens dossiers scolaires (destruction ou versement à Bicêtre)
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES
SAVOIR FAIRE REQUIS
- Maitriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur) et logiciels spécifiques à la formation (SAP campus).
- Filtrer les appels et les demandes
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome
- Rédaction de compte rendu de réunion
- Organiser et prioriser les activités de secrétariat
- Définir un plan de classement et d’archivage
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- S’inscrire dans une démarche qualité
CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Organisation et fonctionnement interne de l’institut
- Bureautique
- Accueil téléphonique
- Communication /relations interpersonnelles
- Classement et archivage
- Connaissance du référentiel de formation infirmier
- Gestion administrative des dossiers individuels des étudiants
PRE-REQUIS
- Formation secrétariat et gestion administrative
- Bac professionnel secrétariat (niveau IV)
- Bonne expression écrite et orale
- Capacité à gérer des dossiers, rédiger des lettres simples et des comptes rendus
QUALITES REQUISES
- Capacités relationnelles et sens de l’accueil, disponibilité, souplesse
- Discrétion, loyauté, dynamisme
- Autonomie dans le travail
- Rigueur et méthode
- Esprit d’initiatives, sens de l’organisation, anticipation
- Sens du travail en équipe
GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS
Principaux risques
- Travail sur écran
- Interruptions fréquentes
- Charge mentale - Stress
À propos de l'offre
-
Formatrice / Formateur
