Secrétaire (poste mutualisé auprès de deux services : CIECA et DSOLC)

Groupe RIFSEEP : 2

Mission : assister plusieurs responsables dans l’organisation quotidienne du travail et contribuer au bon déroulement des activités des services en assurant des fonctions de coordination logistique et matérielle.

Vos activités principales :

1) Assurer le secrétariat de la cellule d’instruction élémentaire à la conduite agréée : 50 %
- assurer le traitement du courrier et élaborer des correspondances diverses ;
- saisir et exploiter les dossiers d’inscription des stagiaires ;
- éditer les brevets militaires de conduite (BMC), les équivalences et duplicatas ;
- assurer la mise à jour et la mise en gestion électronique des documents des stagiaires ;
- mettre à jour les registres d’attribution des BMC et des duplicatas délivrés ;
- réceptionner téléphoniquement les demandes d’informations ;
- renseigner les unités sur les démarches à suivre pour inscrire les stagiaires aux différents stages ;
- veiller les formations sur Agorh@ compétences ;
- préparer les mises à disposition des hébergements au profit des stagiaires ;
- contrôler la restitution des hébergements à l’issue des stages.

 2) Assurer le secrétariat du détachement informatique : 50 %
- accueillir et orienter les personnels de l’école et les entreprises ou unités extérieures ;
- gérer les appels téléphoniques ;
- alimenter le registre des courriers entrants et sortants de l’unité et son archivage ;
- réceptionner les colis et courriers ;
- veiller la messagerie électronique du service ;
- créer, suivre et clôturer les tickets d’intervention sur l’application sol@ris ;
- organiser et planifier les dépannages, le planning de l’équipe et des chantiers ;
- gérer la logistique des matériels ;
- veiller le gestionnaire de réservation en ligne pour le prêt de matériels ;
- Prendre les matériels en compte dans le logiciel sol@ris et réaliser son retour ;
- veiller au stock des consommables des imprimantes ;
- veiller au maintien de la capacité opérationnelle des militaires de l’équipe (respect des échéances des visites médicales périodiques, des tirs, des habilitations et des recyclages).

Votre environnement professionnel :

Activités des services
* CIECA : former et/ou examiner les militaires de la gendarmerie nationale aux brevets militaires de conduite VL, PL et TC.
* DSOLC : chargé de l’installation, la maintenance des systèmes informatiques, réseau et mobile ainsi que de la sonorisation.

 Composition et effectifs du service 
* CIECA : 13 personnels (un chef de cellule, 11 moniteurs, 1 secrétaire)
* DSOLC : 2 sous-officiers de gendarmerie, 1 agent B tech.  et 1 secrétaire.

 Liaisons hiérarchiques

* CIECA : placée sous l’autorité hiérarchique du chef de cellule.
* DSOLC : placé sous l’autorité du chef du détachement

 Liaisons fonctionnelles
* CIECA : division de la formation, commandement des écoles de la gendarmerie nationale, direction générale de la gendarmerie nationale.
* DSOLC : tous les services de l’école.