SECRETAIRE

Le titulaire du poste est chargé d'assurer les travaux d’assistant de direction au sein du secrétariat du directeur et du directeur adjoint des ressources humaines du ministère des Armées (DRH-MD). A ce titre, il sera en charge de l’accueil physique et téléphonique, des prises de rendez-vous, de l’organisation des réunions et des déplacements en lien avec les chargés de mission du directeur. Le titulaire du poste aura également la charge de la gestion dématérialisée du suivi des dossiers, des courriers (PCRH - CORAIL), parapheurs et de la préparation matérielle des dossiers. Organiser et suivre les dossiers en lien étroit et permanent avec le cabinet SGA, les grands subordonnés et avec les cabinets interministériels. Il devra s’assurer de la bonne exécution de la conformité des documents transmis par les secrétariats des différentes entités internes et externes à la DRH-MD aux chargés de mission et aux hautes autorités.
Assurer la suppléance de la cheffe du secrétariat.
Filtrer les communications téléphoniques, gérer les rendez-vous et organiser les réunions.
Gestion dématérialisée du suivi des dossiers et des courriers (PCRH - CORAIL) du directeur et de son équipe
Vérifier le bon fonctionnement des circuits parapheurs au sein de la direction et vérifier la conformité des documents (charte graphique)
Gérer les demandes d'accès sur le site et accueillir les visiteurs
Etablir les ordres de mission dans Chorus DTm pour la direction (directeur, adjoint et chargés de mission)
Assurer la suppléance de la cheffe du secrétariat
Tenue des agendas électroniques du directeur, de son adjoint et de son équipe.
Maitrise des logiciels bureautiques et prise de notes. Savoir rédiger des courriers, documents administratifs et CR
Forte disponibilité au regard de la nécessité d'une continuité du service et du secrétariat général
Etre organisé et savoir travailler en équipe
Savoir faire face aux situations d'urgence
Etre autonome