SECRETAIRE

Le service d’infrastructure du Ministère des Armées est chargé de préparer aux plans techniques, administratifs et financiers, les décisions de gestion dans les domaines de l’aménagement foncier, de l’urbanisme, de l’environnement, de l’architecture, du génie civil, du bâtiment et du logement. Au sein de ce service, l’établissement est chargé d’administrer, surveiller et entretenir le domaine immobilier du ministère et d’effectuer la programmation et la conduite des opérations d’infrastructure. Le service achats infrastructure (SAI) a pour mission d’assister et de conseiller le représentant du pouvoir adjudicateur (directeur du SID Nord-Est) pour la conclusion de l’ensemble des marchés d’infrastructure de sa zone de compétence (correspondant à la région Nord-Est).

Affecté au sein de la Cellule appui et soutien aux achats du commandement, le titulaire du poste gère avec un autre collaborateur principalement l’exploitation du courrier, la traçabilité, le suivi, la diffusion de l’ensemble des dossiers et actes validés et signés par la hiérarchie. Ainsi, il a en charge la continuité de la gestion administrative du service achats infrastructure. En soutien du bureau achat métiers, il exécute des actes plus spécifiques liés aux marchés publics.
- Traiter les départs et les arrivées courriers internes et externes dans l’outil NACRE. Exploiter quotidiennement les informations pour le SAI et assurer la diffusion vers les chefs de bureaux et le commandement ;
- Assurer la traçabilité de l’ensemble des dossiers entrants et sortants ;
- Effectuer les enregistrements et la diffusion des documents signés ou remis par les bureaux dont certains travaux via PLACE ;
- Réaliser les envois, les reprographies nécessaires et l’archivage ainsi que la mise à jour des tableaux de suivi ;
- Apporter son soutien à la préparation de documents relatifs à la passation des marchés publics : correspondances aux soumissionnaires, DC4, avenants, actes d’exécution, etc ;
- Assurer une assistance administrative ou logistique (interface avec le bureau RH , section du service général, SIC, cellule formation…).
- Participer à l’accueil physique des visiteurs, au filtrage informatique ou téléphonique et orientation le cas échéant des appels et des messages/mails ;
- Réaliser les reproductions pour les chefs d’unité administrative ou la cellule commandement ;
- Gérer les fournitures des bureaux du SAI (demandes, inventaire et distribution) ;
- Réaliser le suivi et la mise à jour des prévisions d’absentéisme, des permissions du SAI ;
- Accompagner et aider lors de l’intégration des nouveaux arrivants (information, circuit d’arrivée…) ;
- Tenir les dossiers de notes confiés par le chef SAI, le classement et l’archivage nécessaires au bon fonctionnement de l’unité.