Secrétaire social(e) Unité SAVAMIE-GEORGE SAND H/F
Référence : 2025-2098247
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
- Employeur : Maison Départementale de l'Enfance et de la Famille (CALVADOS)
- Localisation : 91 bis rue Caponière à Caen
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Activités principales
Le/la secrétaire du service assure l’accueil physique et téléphonique du service, tant pour les usagers que pour les professionnels. Il/elle gère les appels, transmet les informations nécessaires aux personnes concernées par oral ou par mail. Il/elle gère également l’ouverture de la porte et se charge de prévenir les professionnels concernés de l’arrivée d’une personne extérieure.
Le/la secrétaire affranchit et envoie le courrier postal ou interne et assure la transmission du courrier entrant auprès des professionnels concernés.
Le/la secrétaire engage les démarches administratives d’admission en lien avec le chef de service et/ou le responsable adjoint du service et/ l’éducateur : fixation du rendez-vous d’admission, récupération des documents à fournir, préparation du document individuel de prise en charge...
Le/la secrétaire assure le suivi administratif des dossiers des jeunes dans le logiciel SIL’AGE. Il/elle le crée lors d’une admission et le clôture à chaque sortie Il/elle est en charge de la mise à jour des dossiers dans SIL’AGE en enregistrant les documents reçus de la DEF/de la Plateforme MNA et des partenaires (jugements, mandats TISF, soit-transmis, attestations diverses, bulletin de notes...) et les écrits des professionnels (bilans, notes, réponses au soit-transmis, calendriers...).
Le/la secrétaire actualise la fiche synthétique à chaque nouvelle information (admission, sortie, renouvellement de mesure, changement de logement ou de numéro de téléphone.). Il/elle actualise également les différentes listes (numéros, logement, scolarité, mails) et les transmets aux services concernés.
Le/la secrétaire transmet les divers effectifs à la DEF, à la Plateforme MNA et au service ECOFI
Le/la secrétaire est en lien avec la secrétaire enfance de la Direction de l’enfance et de la famille (DEF) ou de la Plateforme MNA du Département dans la transmission des documents (avis admissions, demande d’autorisation, …).
Le/la secrétaire peut être sollicitée pour frapper différents courriers ou comptes rendus à la demande du chef de service et travailler sur les documents rédigés par les professionnels du service (lecture, correction et mise en page, transmissions diverses pour signature, données chiffrées du rapport d’activité...).
Le/la secrétaire met à jour la base documentaire sous SIL’AGE du SAVA MIE (informations diverses : titre de séjour, droit au logement, formation et scolarité, etc.).
Le/la secrétaire gère l’intendance sur le service : les demandes d’interventions dans les logements, le suivi des logements, les réservations de véhicules, commande et retransmission des carnets de bons avec les régisseurs, réception, vérification et signature des bons de livraison puis retransmission, réception et rangement des livraisons.
Le/la secrétaire accueille, forme et oriente l’agent d’entretien des locaux qui vient le mardi et le vendredi.
Profil recherché
Compétences requises ou souhaitées
· Diplômes, formations, permis et certifications obligatoires
Ø Diplôme permettant d’accéder aux fonctions de secrétaire sociale.
· Connaissances attendues
Ø Connaissance du secteur de la protection de l’enfance appréciée.
· Savoir-faire attendus
Ø Adapter son comportement et sa pratique professionnelle aux situations et aux contraintes inhérentes à la continuité du service public.
Ø Maitriser l’outil bureautique (traitement de texte, tableurs, logiciel de gestion des dossiers des usagers, messagerie et calendriers électroniques…)
Ø Maitriser le fonctionnement de l’établissement et les circuits d’informations.
Ø Créer une relation avec les usagers et leur famille en les rassurant et les sécurisant.
Ø Utiliser les gestes et les postures adéquats.
Ø Travailler en équipe pluri professionnelle.
· Savoir-être attendus
Ø Respect de la confidentialité, du cadre institutionnel et des procédures.
Ø Cordialité, ponctualité, disponibilité, réactivité.
Ø Autonomie dans l’accomplissement des tâches.
Ø Sens de l’organisation, constance, sérieux dans l’accomplissement de ses missions.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Pour plus de renseignement et pour candidater RDV : ICI
À propos de l'offre
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Déroulement des activités
Le/la secrétaire du service organise son travail en fonction des priorités fixées par le chef de service et le responsable adjoint.
En complément des tâches quotidiennes décrites précédemment (accueil physique et téléphonique, gestion du courrier du service, travail sur les écrits, etc.), les principales tâches relatives aux accueils se répartissent comme suit.
· Tâches liées aux pré-admissions
- Envoi du rendez-vous d’admission à la famille.
- Préparation du document individuel de prise en charge.
· Tâches liées aux admissions
- Actualisation de la fiche synthétique et envoi au standard.
- Préparation du livret d’accueil et des documents relatifs aux autorisations.
- Ouverture du dossier dans SIL’AGE.
- Préparation de l’avis d’admission et envoi après signature à la secrétaire enfance de la DEF ou à la Plateforme MNA.
- Préparation des attestations diverses (résidence, frais de scolarité, frais d’hébergement, etc.).
· Actualisation du dossier du jeune en fonction des documents transmis par la DEF et la Plateforme MNA.
· Tâches liées aux sorties
- Actualisation de la fiche synthétique et envoi au standard.
- Préparation de l’avis de sortie et envoi après signature à la secrétaire enfance de la DEF ou à la Plateforme MNA.
- Préparation des attestations diverses (fin d’hébergement, fin de scolarité, etc. -
Conditions statutaires de l’emploi
· Poste ouvert aux : Titulaires et contractuels de la Fonction publique hospitalière (FPH)
· Catégorie / Filière : B
· Corps : Assistant.e médico administratif
· Grade(s) : Selon expérience et ancienneté
Rémunération et avantages sociaux
· Rémunération selon les grilles de la FPH et l’ancienneté
· Possibilité de bénéficier des tickets restaurants
· Possibilité de bénéficier de l’action sociale (CGOS, participation mutuelle…)
Conditions particulières d’exercice du poste
· Organisation du travail
Ø Du lundi au jeudi de 9h00 à 17h30 (16h30 le vendredi) avec 30 minutes de pause méridienne.
Ø Base 39h selon protocole ARTT (RTT).
Ø 25 congés annuels (CA).
Ø Réunions hebdomadaires à mensuelles avec les unités du service en fonction des besoins et du cadre fixé.
Ø Réunions secrétaires trimestrielles.
· Télétravail possible
Ø Selon proposition du chef de service et demande de l’agent
· Moyens particuliers mis à disposition
Ø Bureau situé au SAVA-MIE
Ø Poste informatique
Ø Mail nominatif professionnel
Ø Téléphone fixe professionnel
· Santé et sécurité au poste de travail
Ø Exposition classique d’un agent administratif
· Responsabilités managériales
Ø Pas d’encadrement
· Expertise particulière
Ø Connaissances en droit des étrangers appréciée
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Vacant à partir du 05/11/2025
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Accompagnante / Accompagnant éducatif et social
