Secrétaire*SG/SDCRH

Assistant(e) de la sous direction des compétences et des ressources humaines et du bureau, de la division réglementation des personnels et de la division dialogue social et prévention des risques professionnels.

Le ou la titulaire du poste est chargé (e) de :

1 - Au titre de la sous direction, il ou elle assure :
- la gestion de l'agenda de la sous directrice et de son adjoint ainsi que la gestion de leurs déplacements professionnels (ordres de mission, billets de train ou d'avion, hôtel etc.) ,
- l'organisation des réunions pilotées par chacun d'entre eux et celle des réunions transverses de la sous-direction : envoi des convocations, réservation de salles de réunion, organisation matérielle le cas échéant (acceuil, constitution des dossiers, boissons etc.), comptes-rendus (notamment des réunions de sous-direction hebdomadaires) ,
- l'organisation matérielle des réunions du réseau RH (2 fois par an) ,
- la gestion des courriers de la sous-direction (traitement du courrier « arrivée » et « départ » ainsi que leur diffusion en interne) en lien étroit avec l'assistante des bureaux GIRH et GCRH et les assistantes de la Secrétaire générale ,
- le filtrage, l'accueil et l'information des visiteurs ,
- le filtrage et l'orientation des appels téléphoniques ,
- la mise en forme et valorise les écrits produits et de l'organigramme ,

L'assistant (e) peut être amené (e) à assurer l'intérim d'une des assistantes de la secrétaire générale.

2 - Au titre du bureau RDSP, il ou elle assure :

- l'organisation matérielle (planification, réservation et préparation de la salle, convocation, suivi des participations, gestion des documents etc.) des réunions formelles (CSA-R et sa formation spécialisée) et informelles de dialogue social (Comités de suivi, groupes de travail, réunions plénières, bilatérales) ,
- la gestion de l'agenda social et la planification des instances de concertation et réunions thématiques ,
- l'élaboration d'outils relatifs au fonctionnement du service (procédures, tableau de suivi des réunions, plans de table, listes de diffusion) ,
- la gestion de la boîte fonctionnelle de dialogue social ,
- la gestion des envois au guichet unique (DGAFP et Direction du Budget) ,
- la gestion de l'agenda du chef du bureau et de son adjoint et l'accueil téléphonique ,
- la gestion du courrier (enregistrement du courrier arrivée et départ, suivi des réponses à fournir par le bureau, envoi du courrier départ) ,
- ponctuellement, la gestion de certaines tâches relatives au dialogue social (suivi des grèves, participation à l'organisation des élections)