Secrétaire/technicien-ne de direction
Référence : 2025-1881022
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Poitiers
Université de Poitiers - Secrétariat Général - Localisation : POITIERS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Grille des TECH € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires grille des TECH
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions :
Assurer des fonctions techniques dans la gestion d'activités administratives, financières,
logistiques et/ou RH d'une structure (direction, unité, service...).
Réaliser des actes administratifs et/ou de gestion dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines fonctionnels de l'établissement
Précisions sur le poste : Assister le responsable et/ou l'équipe de direction dans l'organisation quotidienne de leur travail. Rattachement possible à plusieurs responsables
Activités principales :
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier
et/ou ressources humaines
- Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes
. Assister le responsable et/ou l'équipe de direction dans l'organisation quotidienne de leur travail
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’activité d’un service, des examens, de
recrutement et/ou de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques, recrutements)
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
. Traiter les contacts du responsable et/ou de l'équipe de direction : gestion des déplacements, agendas, filtrage
des interlocuteurs
- Instruire les dossiers en vérifiant la conformité juridique, administrative et financière
. Suivre le courrier et les parapheurs
- Organiser des évènements (conférences, réunions, séminaires, colloques…)
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
- Participer à la mise en place des actions de communication en interne et en externe
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Traiter les dossiers sensibles et les situations complexes avec les différents interlocuteurs en mobilisant les
expertises internes et externes nécessaires
Profil recherché
Compétences principales :
Connaissances :
- Culture internet
- Environnement et réseaux professionnels
- Langue anglaise
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication
Compétences opérationnelles :
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Concevoir des tableaux de bord
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Mettre en œuvre une démarche qualité
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
- Veiller aux démarches administratives légales ou réglementaires
Compétences comportementales :
- Capacité d'adaptation
- Capacité d'écoute
- Rigueur / Fiabilité
- Sens de l'organisation
- Sens relationnel
. savoir accueillir
- autonomie et confiance en soi
- réactivité
- sens de l'initiative
- sens de la confidentialité
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’Université de Poitiers, établissement multidisciplinaire accueille 30 000 étudiants dans 14 composantes d’enseignement (UFR, Instituts, ESPE, école d’ingénieurs). De nombreuses thématiques de recherche y sont étudiées dans les 47 laboratoires et 8 écoles doctorales. Près de 2 800 personnels contribuent à son fonctionnement. Son budget s’élève à 245 M€ et l’établissement a obtenu la dévolution de son patrimoine depuis 2011.
Descriptif du service
Secrétariat général de L'Université de Poitiers
À propos de l'offre
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Les candidatures sont à transmettre avant le 13/04/2025 : recrutement-gprh@univ-poitiers.fr
- Lettre de motivation
- Cv
- Dernier entretien professionnel pour les fonctionnaires
- Dernier arrêté de carrière pour les fonctionnaires
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Vacant à partir du 05/05/2025
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Assistante / Assistant de direction
