Secrétariat du BL et assistante du chef de bureau et son adjoint
Référence : 2023-1297925
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Personnels Administratifs
PREFECTURE DE POLICE Direction des Ressources Humaines Sous-direction de la prévention et de la qualité de vie au travail - Localisation : 3/3 bis Villa Thoréton 75015 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Vos activités principales /
- Filtrage des appels téléphoniques adressés à l’encadrement du bureau ;
- Gestion du planning du bureau (échéances …) et de l’agenda du chef de bureau et son adjointe (prises
de rendez-vous) ;
- Gestion des parapheurs : présentation, vérification de leur complétude, transmission aux services
concernés ;
- Gestion de dossiers transversaux au sein du bureau et de situations signalées ;
- Présentation du courrier ;
- Diffusion des notes d’informations à l’ensemble des personnels du bureau ;
- Rédaction et mise en page de documents (bordereaux, notes, fiches …) ;
- Assurer la prise de notes lors des réunions, puis rédiger les comptes-rendus ;
- Constitution de dossiers ;
- Suivi RH du bureau (actualisation de l’organigramme, mise à jour des fiches de postes, suivi et
transmission des dossiers de mutations, notations …) ; gestion de CASPER pour l’ensemble des agents
du bureau ;
- Actualisation de l’annuaire des agents du BL, et des correspondants du BL ;
- Archivage : suivi et gestion courante de l’archivage de l’ensemble des dossiers, documents, conventions, notes, instructions, courriers, rapports, bilans … ; gestion de l’élimination des archives
Profil recherché
Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique -bureautique
/ niveau expert - requis
Connaître les techniques d'accueil téléphonique et/ou
physique
/ niveau expert - requis
Connaître l'environnement professionnel
/ niveau maîtrise - à acquérir
Avoir des compétences juridiques
/ niveau pratique - à acquérir
Autre : Capacité d'initiative / réactivité sur les
situations sensibles signalées au chef de bureau
Savoir-faire
Savoir s'organiser
/ niveau expert - requis
Savoir rédiger
/ niveau maîtrise - requis
Savoir analyser
/ niveau maîtrise - requis
Avoir l'esprit de synthèse
/ niveau maîtrise - requis
Savoir gérer un projet
/ niveau maîtrise - requis
Savoir-être
S'avoir s'exprimer oralement
/ niveau maîtrise - requis
Savoir communiquer
/ niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter
/ niveau expert - à acquérir
Avoir le sens des relations humaines
/ niveau maîtrise - requis
Savoir accueillir
/ niveau maîtrise - requis
Localisation
Éléments de candidature
Personnes à contacter
- Chef du Bureau du Logement ou son adjointe :01-56-06-17-33
- pp-drh-sdpqvt-bl-secretariat@interieur.gouv.fr
Qui sommes-nous ?
Le bureau du logement comprend 28 agents : 4 cadres A, 11 cadres de catégorie B et 13 agents de catégorie C. Le bureau est composé de deux grandes sections (gestion de l’offre de logements et attribution des logements), de la mission accueil des jeunes fonctionnaires, d’un technicien SYGLOPP (de catégorie B) et du secrétariat.
Liaisons hiérarchiques
Le chef du bureau du logement et son adjointe
Liaisons fonctionnelles
Les chefs de section et leurs adjointes, les autres agents du bureau et inter-services, les correspondants : administration centrale, les bailleurs sociaux et agents demandeurs d'un logement
Descriptif du service
La sous-direction de le prévention et de la qualité de vie au travail constitue un des cinq pôles de la direction des ressources humaines et compte 168 agents.
Elle se compose du bureau du logement, du bureau de la coordination et des moyens, du bureau de l’accompagnement social et de la politique d’accueil de la petite enfance, du bureau de la restauration sociale, du bureau de la prévention, du soutien et des conditions de travail et du service de médecine de prévention
À propos de l'offre
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Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Disponibilité, discrétion, sociabilité, réactivité, dynamisme, capacité d'initiative, capacité d'autonomie sur la gestion de dossiers transversaux au sein du bureau.
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Vacant à partir du 01/09/2023
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Chargée / Chargé de la gestion des RH de proximité
