Secrétariat du sous-préfet de Bayonne

Groupe RIFSEEP  : 1
Vos activités principales :
1- assure le secrétariat de Monsieur le sous-préfet
• veille à une gestion équilibrée et pertinente de l’agenda du sous-préfet et des sollicitations dont il fait l’objet
• gère la boite mail fonctionnelle du secrétariat
• assure l’accueil téléphonique et physique des rendez-vous du sous-préfet
• met en forme des documents et rédige des courriers simples
2 - assure l’ensemble des tâches d’organisation liées aux rendez-vous et réunions auxquelles participe le sous-préfet et gère les sollicitations
3 - gère la saisie des ordres de missions et états de frais du personnel de la sous-préfecture
4 - en l’absence de l’agent chargé du suivi du budget de la sous-préfecture, assure ce suivi en binôme
Votre environnement professionnel
Activités du service :
Secrétariat
Composition et effectifs du service :
Secrétariat du sous-préfet :
1 effectif rattaché au secrétariat du sous-préfet, qui partage son bureau et travaille en binôme avec un agent du bureau appui et synthèse qui assure le secrétariat pendant les congés et absence de la titulaire du poste.
Sous-préfecture :
34 effectifs au sein de la sous-préfecture composée du sous-préfet, du secrétariat et du chauffeur qui lui sont rattachés, de la secrétaire générale, de 5 bureaux en charge :
• de la sécurité
• des collectivités locales
• des dossiers structurants
• de la réception du public
• du protocole, des élections et de la préparation des dossiers du sous-préfet (bureau appui et synthèse)
Liaisons hiérarchiques :
Le sous-préfet
Liaisons fonctionnelles :
Services de la sous-préfecture, de la maison de l’État à Bayonne, DDI, services déconcentrés de l’État, collectivités locales, partenaires institutionnels et socio-économiques...