Secrétariat particulier du préfet de région - Assistant(e) de direction

Poste directement rattaché au préfet
Groupe RIFSEEP : 2
Vos activités principales

Assistance du préfet :

- Accueil téléphonique
Chaque appel téléphonique doit être traité : tout mettre en œuvre pour répondre à la demande formulée, quel que soit l’interlocuteur. Les élus ou directeurs auront toujours réponse à leur question, soit immédiatement, soit dans les heures qui viennent. Un accueil particulier doit être réservé aux élus.

- Accueil physique
Les rendez-vous du préfet doivent être accueillis dès leur arrivée et invités à patienter dans l’antichambre
Le préfet doit être informé en temps réel de l’arrivée de son rendez-vous.

- Gestion de l'agenda et des déplacements

En lien étroit avec le chargé de mission affaires réservées, l’emploi du temps est pris en charge par le secrétariat qui doit savoir discerner si une réunion, une invitation ou un rendez-vous relèvent ou non du préfet et prendre conseil auprès des sous-préfets, en direct par téléphone ou par mail, pour avoir un avis avant de soumettre au préfet. L’agenda est régulièrement adressé au corps préfectoral et aux directeurs ainsi qu’un tableau avec les demandes, en amont, des dossiers attribués.
En appui du chargé de mission affaires réservées en charge du suivi au fond de leur constitution, suivi du tableau des dossiers préfet.
Une attention toute particulière doit être portée aux déplacements du préfet : précis dans l’horaire, le lieu, le temps de parcours, le chauffeur doit toujours être informé des missions qui lui sont confiées.
La fiche du jour, adressée au corps préfectoral et aux directeurs, chaque après-midi, est le document de référence.

- Gestion du courrier et de la messagerie
Chaque document arrivant sur la boite mail du secrétariat nécessite une lecture attentive avec soit une réponse lorsque cela est possible, soit un transfert vers un sous-préfet pour avis, soit une édition de documents pour le préfet et mise à sa lecture. La quantité et la sensibilité des mails reçus impose une rigueur sur sa consultation.

- Suivi et relecture du courrier signé par le préfet
Les courriers importants sont enregistrés dans les documents du secrétariat avec méthode et les parapheurs doivent faire l’objet d’une gestion rapide.

- Planification et organisation des déjeuners, dîners et réceptions
Une liste d’invités est proposée au préfet (travail fait en amont avec le sous-préfet concerné), envoi des invitations personnalisées, pointage des réponses, plan de table protocolaire, cavaliers et menus. Le cuisinier doit être informé au moins une semaine à l’avance. Centralisation et suivi des états de frais.