Secrétariat particulier du président et de la vice-présidente du tribunal administratif de Paris

Votre environnement professionnel - Activités du service :
Juridiction administrative de première instance
Composition et effectifs du service : 93 magistrats - 119 agents de greffe - 14 assistants de justice - 2 juristes assistants - 20 stagiaires.
Liaisons hiérarchiques : Responsable du service du secrétariat particulier, Chef de juridiction - Vice-présidente - Greffier en chef
Liaisons fonctionnelles : Magistrats (président, vice-présidente du tribunal, présidents de section et de chambre, conseillers)Le Conseil d’État 
                                        
Vos activités principales : La juridiction administrative est compétente pour juger les litiges opposant les citoyens aux administrations publiques (Etat, collectivités territoriales, établissements publics ou organismes privés chargés d'une mission de service public). Le tribunal administratif de Paris est la plus importante juridiction administrative de première instance de France, au regard du nombre et de la qualité des personnels qui y travaillent (agents de greffe et magistrats) et du volume des affaires qui y sont traitées (plus de 31 000 par an).

Le secrétariat particulier est composé de 3 personnes : un responsable de catégorie B et deux agents de catégorie C.
Les missions confiées à l’assistant/assistante, sous la direction du responsable de service et en concertation avec l’équipe composant le secrétariat particulier, sont :

Missions de secrétariat :
-   filtrage des appels reçus, gestion des messages et des                   informations, accueil visiteurs
-   suivi et gestion des agendas du président et de la vice-présidente
-   suivi des courriers et courriels du président et de la vice-présidente,
-   organisation matérielle des réunions et rendez-vous (réservation de   salles, chauffeur…)
-   mise en forme des courriers, rapports, documents, préparation des    dossiers, archivage
-  assistance des présidents dans la préparation et le suivi de certaines affaires réservées
-  préparation du planning annuel des audiences, des tableaux de permanences, des délégations de signature
-  mise à jour du répertoire téléphonique et de l'organigramme des magistrats
-  mise à jour de tableaux divers
-  gestion des visites des stagiaires et des délégations étrangères (accueil, programme).

Gestion administrative des magistrats sous l’autorité du chef de juridiction :
-  suivi des arrivées et des départs, constitution du dossier administratif, installation
-  mise à jour des effectifs
-  suivi des commissions administratives
-  suivi des absences (maladie, CET…), formation, avancement, notation, mutation, cumul d’activité, déplacements.
Gestion administrative des assistants de justice et stagiaires, sous l'autorité de la vice-présidente du tribunal :
- enregistrement et suivi des candidatures, organisation des commissions de recrutement
- gestion de leur affectation
- suivi des effectifs.