Secrétariat particulier du secrétaire général

Groupe RIFSEEP (pour les fonctionnaires uniquement) : 1

Vos activités principales
-Appliquer les directives du secrétaire général (SG) et être le lien entre tous les services intérieurs et déconcentrés.
-Gestion de l’agenda (papier + électronique, coordination avec les autres secrétariats et mise à jour régulière des modifications)
-Prise de Rendez-Vous
-Réception et tri du courrier "arrivée et départ" du SG
-Frappe et envoi du courrier du SG - mise en forme de documents
-Gestion des déplacements en relation avec le service du garage
-Mise à jour des annuaires SG
-Réception téléphonique avec maîtrise des appels provenant de plusieurs lignes
-Accueil téléphonique et physique des différents interlocuteurs
-Gestion et mise en place de réunion avec différents partenaires
-Suivi des dossiers de réunions
-Préparation des rencontres avec les grands élus (maire de Nancy, président de la Métropole, président du Conseil Départemental)
-Classement et archivage
-Organisation de petits-déjeuners - déjeuners - dîners
-Préparation et envoi des cartons de vœux et réponses aux vœux reçus
EN LIEN AVEC LE POLE SERVICE INTERMINISTERIEL DEPARTEMENTAL DES SYSTEMES D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION (SIDSIC):
- Mise en place des audio et visio conférences pour l’ensemble des services utilisateurs
EN LIEN AVEC LA DIRECTION DE LA COORDINATION, DE L’ENVIRONNEMENT ET DE L’ECONOMIE :
- Suivi des parapheurs des DDI et UD
- Préparation du travail de sélection des candidats directeurs de DDI et adjoints
- Constitution des dossiers CAR, pré-CAR, collège des préfets et SG
EN LIEN AVEC LE SECRETARIAT MUTUALISE DU PREFET ET DU DIRECTEUR DE CABINET :
- Renfort du secrétariat en cas de besoin (absence d’une assistante, évènements mobilisateurs: visites ministérielles, grandes manifestations…)
- Réunion agenda

Votre environnement professionnel

Activités du service
Assister au quotidien le secrétaire général

Composition et effectifs du service
1 agent de catégorie C

Liaisons hiérarchiques
Le secrétaire général

Liaisons fonctionnelles
- Le Préfet
- Le directeur du secrétariat général commun départemental
- Le chef du pôle SIDSIC
- Le chef du bureau de la coordination et du développement économique
- Les sous-préfets d’arrondissement, tous les services de la préfecture, tous les services déconcentrés, les collectivités territoriales, locales...