Secrétariat particulier du secrétaire général
Référence : MINT_BA054ATC-92025
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Préfecture de Meurthe-et-Moselle
- Localisation : Préfecture de Meurthe-et-Moselle
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Groupe RIFSEEP (pour les fonctionnaires uniquement) : 1
Vos activités principales
-Appliquer les directives du secrétaire général (SG) et être le lien entre tous les services intérieurs et déconcentrés.
-Gestion de l’agenda (papier + électronique, coordination avec les autres secrétariats et mise à jour régulière des modifications)
-Prise de Rendez-Vous
-Réception et tri du courrier "arrivée et départ" du SG
-Frappe et envoi du courrier du SG - mise en forme de documents
-Gestion des déplacements en relation avec le service du garage
-Mise à jour des annuaires SG
-Réception téléphonique avec maîtrise des appels provenant de plusieurs lignes
-Accueil téléphonique et physique des différents interlocuteurs
-Gestion et mise en place de réunion avec différents partenaires
-Suivi des dossiers de réunions
-Préparation des rencontres avec les grands élus (maire de Nancy, président de la Métropole, président du Conseil Départemental)
-Classement et archivage
-Organisation de petits-déjeuners - déjeuners - dîners
-Préparation et envoi des cartons de vœux et réponses aux vœux reçus
EN LIEN AVEC LE POLE SERVICE INTERMINISTERIEL DEPARTEMENTAL DES SYSTEMES D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION (SIDSIC):
- Mise en place des audio et visio conférences pour l’ensemble des services utilisateurs
EN LIEN AVEC LA DIRECTION DE LA COORDINATION, DE L’ENVIRONNEMENT ET DE L’ECONOMIE :
- Suivi des parapheurs des DDI et UD
- Préparation du travail de sélection des candidats directeurs de DDI et adjoints
- Constitution des dossiers CAR, pré-CAR, collège des préfets et SG
EN LIEN AVEC LE SECRETARIAT MUTUALISE DU PREFET ET DU DIRECTEUR DE CABINET :
- Renfort du secrétariat en cas de besoin (absence d’une assistante, évènements mobilisateurs: visites ministérielles, grandes manifestations…)
- Réunion agenda
Votre environnement professionnel
Activités du service
Assister au quotidien le secrétaire général
Composition et effectifs du service
1 agent de catégorie C
Liaisons hiérarchiques
Le secrétaire général
Liaisons fonctionnelles
- Le Préfet
- Le directeur du secrétariat général commun départemental
- Le chef du pôle SIDSIC
- Le chef du bureau de la coordination et du développement économique
- Les sous-préfets d’arrondissement, tous les services de la préfecture, tous les services déconcentrés, les collectivités territoriales, locales...
Profil recherché
Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques :
Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise requis
Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise à acquérir
Savoir-faire :
Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis
Savoir travailler en équipe : niveau pratique requis
Savoir-être :
Avoir le sens des relations humaines : niveau pratique requis
Savoir accueillir : niveau pratique requis
Savoir s'adapter : niveau pratique requis
Savoir s'exprimer oralement : niveau pratique requis
Savoir communiquer: niveau pratique requis
Éléments de candidature
Personnes à contacter
À propos de l'offre
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Qui contacter :
Pour toute question liée au poste :
M. Julien LE GOFF – secrétaire général : julien.le-goff@meurthe-et-moselle.gouv.fr
Pour toute information liée à la procédure de recrutement :
L'unité mobilité - recrutement - parcours professionnel du SGCD :
sgc-recrutement@meurthe-et-moselle.gouv.fr
Dépôt de votre candidature :
Pour que votre candidature soit validée, il est IMPERATIF de la déposer sur la plateforme de mobilité du ministère de l’intérieur (lien ci-dessous) avec le formulaire unique de demande de mobilité.
A défaut votre candidature ne sera pas prise en compte.
https://ministereinterieur-career.talent-soft.com/accueil.aspx
Formulaire de demande de mobilité/recrutement (à compléter pour tous les candidats, à l'exception des parties "situation administrative" et "avis hiérarchique" pour les contractuels) :
http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Formulaire_de_mobilit%C3%A9_2023_copie.pdf
Pour les fonctionnaires : si votre candidature est formulée dans le cadre des priorités légales d'affectation (rapprochement de conjoint ou familial, restructuration de service...), vous devez joindre les justificatifs lors du dépôt de celle-ci, faute de quoi le motif ne sera pas pris en considération. -
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Autonomie dans l'organisation et initiative pour le changement des dates et horaires de réunion
Discrétion, confidentialité
Capacité d'adaptation
Avoir le sourire, être courtois
Bonne présentation
Missions exercées sur la base de l'horaire habituel des personnels de préfectures, à savoir 38H30 hebdomadaires, soit 7H42/jour, générant 18 jours d'ARTT auquel il convient de déduire 1 jour au titre de la journée de solidarité
Possibilité heures supplémentaires, récupérées et/ou rémunérées
Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans
Vos perspectives : Poste permettant d’enrichir son parcours professionnel et ses connaissances
Domaine de compétences très varié -
2° de l’article L332-2 du Code général de la fonction publique
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Vacant à partir du 01/12/2024
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Assistante / Assistant de direction
