SECRÉTAIRE MÉDICAL(E) EN PÉDOPSYCHIATRIE H/F
Référence : 2024-1668913
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
-
Employeur :
Centre Hospitalier Maurice Despinoy
Le Centre Hospitalier Maurice DESPINOY (CHMD) - Localisation : POLE PEDOPSYCHIATRIE
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Le/La secrétaire médical(e) traite et coordonne les opérations et informations médico-administratives des patients. Il/Elle accueille et renseigne les jeunes et les familles, planifie les activités (agenda des consultations, admissions, convocations), gère, saisit et classe les informations relatives au dossier patient.
Profil recherché
Accueil physique et téléphonique des patients, des familles et des usagers, réception des demandes,
* Conception et rédaction de documents relatifs au secrétariat médical (domaine d’activité),
* Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites)
* Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation,
hospitalisation, examens, constitution de dossiers administratifs et médicaux des patients...)
* Prise de notes, frappe et mise en forme de documents (comptes rendus médicaux, réunions diverses…)
* Saisie des données liées à l'activité médicale, collaboration étroite avec le cadre de santé.
* Tenue à jour du dossier patient, collaboration avec l’équipe pluridisciplinaire, suivi du dossier de soins,
* Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
* Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identito-vigilance.
* Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel,
* Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité,
* Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures,
* S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone,
* Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau, saisie des données PMSI,
* Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers, informer l’équipe médicale (praticiens hospitaliers,
Chefs de pôle) et pluridisciplinaire de la situation administrative et/ou médicale des jeunes lors des
réunions.
* Réaliser l’inventaire et les commandes de fournitures de bureau.
RÉUNIONS DE SYNTHÈSE
Préparation des dossiers.
Préparation et mise à jour du tableau de bord à présenter en réunion (suivi de la file active et de la liste d’attente).
Prise de notes et rédaction de compte rendu de réunion sur le DPI, planification des réunions internes et externes.
GESTION DES COMMANDES
Gestion de fournitures et de matériels de bureau, transmission de commandes de fournitures d’entretien des locaux.
Gestion annuelle des commandes de matériels thérapeutiques.
SUIVI DE L’ACTIVITÉ
Renseignement et mise à jour de tableaux de bord, gestion de classeurs (fonctionnement, partenaires…).
GESTION DES SORTIES
Prise de RDV par téléphone, confirmation des RDV par courriel.
Rédaction et transmission de courriers de fin de prise en charge.
Rédaction et transmission de courriers de liaison, transmission de fiches de liaison au bureau des admissions.
AUTRES TÂCHES
Demande de reproduction et diffusion de documents (livret d’accueil, formulaire d’orientation…).
Suivi et relance des dossiers à rentrer et sortir sur HEXTANT.
Gestion et suivi des entretiens des véhicules (prise de rendez–vous, transmission des kilométrages).
Compétences attendues
* Sens des responsabilités et conscience de son positionnement professionnel,
* Comportement professionnel : non jugement, intégrité, ouverture d'esprit, respect, honnêteté, loyauté,
* Savoir-faire relationnel : écoute, discrétion, patience,
* Capacité à contenir ses émotions et à gérer celles des autres,
* Curiosité intellectuelle,
* Dynamisme et sens du travail en équipe,
* Réactivité, aptitude à prendre des décisions et aptitude à en rendre compte,
* Prise d'initiative dans un cadre sécurisé et respectueux des bonnes pratiques,
* Respect de l'autorité, respect du devoir de réserve, du devoir de discrétion et du secret professionnel,
* Organisation, méthode et rigueur,
* Capacité à prendre la parole en public ou en situation de face à face,
* Représentation et valorisation de l'image institutionnelle au travers de son comportement, de son attitude et de sa tenue.
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Le Centre Hospitalier Maurice DESPINOY (CHMD) est un établissement Public de Santé spécialisé dans la prise en charge de la maladie mentale. Il dispense des soins avec ou sans hébergement, de courte durée ou concernant des affections graves pendant leur phase aigüe de la psychiatrie, ou des soins de suite ou de réadaptation dans le cadre d’un traitement ou d’une surveillance médicale.
Le CHMD exerce aujourd’hui ses missions, à partir d’une soixantaine de sites d’hospitalisation complète et extrahospitaliers qui couvrent l’ensemble du département.
Le pôle social et médico-social a pris forme au sein du Centre Hospitalier Maurice DESPINOY avec la création successive de structures visant à accueillir les populations adultes présentant un handicap psychique mais dont l’état de santé ne requérait plus de soins actifs.
Ces établissements et services sociaux et médico-sociaux au titre de l’article L 312.1 du Code de l’Action Sociale et des familles ont pour finalité :
- La désinstitutionalisation et la lutte contre la dépendance induite par une longue hospitalisation dans le sanitaire,
- La recherche d’insertion en milieu ordinaire en se situant dans le champ de la réadaptation sociale par la mise en œuvre d’un projet personnalisé, projet de réhabilitation psycho sociale.
Descriptif du service
POLE PEDOPSYCHIATRIE - EQUIPE MOBILE PETITE ENFANCE
À propos de l'offre
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ACCUEIL PHYSIQUE
Lors des rendez-vous médicaux, des rendez-vous avec le psychologue, des rencontres avec les partenaires et des tests d’évaluation.
ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE
Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques.
GESTION DES ADMISSIONS
Prise de RDV par téléphone, confirmation des RDV par courriel.
Transmission de la liste des documents à fournir.
Accueil des familles pour la constitution du dossier.
Transmission d’informations et de fiches de liaison au bureau des admissions.
GESTION DES RENDEZ-VOUS
Tenue de l’agenda du médecin et de l’agenda commun des services.
Gestion et planification des réunions avec les partenaires.
Transmission d’informations au personnel médical et non médical.
GESTION DES DOSSIERS
Réception et traitements des nouvelles demandes d’orientation.
Traitement et mise en forme de documents, notes et courriers.
Rédaction et transmission de courriers et de documents aux différents intervenants et partenaires en lien avec les dossiers.
Constitution et tenue des dossiers format papier et dossier patient informatisé.
Archivage des dossiers format papier.
Suivi de la mise à jour de renseignements administratifs, dans le dossier informatisé.
Suivi de la transmission des dossiers format papier.
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Le/La secrétaire médical(e) est placé(e) sous l'autorité hiérarchique du Directeur Général et Chef d’Etablissement et par délégation, sous la responsabilité hiérarchique du Directeur des Ressources Humaines. Il/Elle est sous la responsabilité hiérarchique de la coordinatrice des secrétariats médicaux du pole.
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Vacant à partir du 16/09/2024
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Secrétaire médicale / Secrétaire médical
