SGAMI SO - Secrétaire de direction SGAMI Sud-Ouest

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :
En poste au sein du Secrétariat commun du Secrétaire Général Adjoint et de l’État-Major vos missions principales quotidienne seront :
- la tenue des agendas du secrétaire général adjoint (SGA) et du chef d’État-Major (CEM);
- la réception et filtrage des appels téléphoniques ;
- le traitement et suivi du courrier « arrivée - départ » sur le logiciel MAARCH ;
- le classement des dossiers de travail et archivage ;
- le traitement de texte pour le SGA et le CEM;
- la réservation transport et hébergement en lien avec le marché voyagiste AMPLITUDES et la réalisation des ordres de mission pour le service, sous l’outil CHORUS-DT.

Votre activité sera également liée à la coordination transversale assurée par le secrétariat, tel que :
- la gestion des parapheurs et courriels émanant des différentes directions ;
- le soutien et l’aide technique à l’organisation de l’évènementiel (réunions, réceptions, etc) et le suivi des permanences ;
- la prise de notes et la réalisation de compte-rendus de réunions ;
- la rédaction et la diffusion de courriels et de courriers

Votre environnement professionnel :
Le SGAMI assure le soutien de la Police et de la Gendarmerie nationales ainsi que du réseau des préfectures de la zone de défense et de sécurité Sud-Ouest. C’est un service déconcentré en charge de missions d’administration et de mutualisation de moyens qui mobilise ses compétences autour de 5 directions et d’un État-major.

Activités du service :

L’activité de l’État-major est pluridisciplinaire et transverse. Il intervient au plan zonal dans des domaines variés tels que le contentieux principalement lié à l’instruction des dossiers de protection fonctionnelle de l’État, d’accidents et des dommages des personnels actifs de la GN et de la PN, décline le plan d’action ministériel de contrôle interne financier. Très investi dans le fonctionnement du SGAMI, l’état-major met en œuvre les obligations réglementaires, la politique santé sécurité au travail, aide au pilotage dans le cadre du contrôle de gestion, conduit des audit de service dans le cadre de la maîtrise des risques, gère le budget de fonctionnement, la sécurité de la structure et la restauration collective, assure la communication interne et externe de la structure.

Composition et effectifs du service :

L’État-major est composé de 52 personnes : 6A, 10B, 17C, 4 apprentis, 2 réservistes, 13 contractuels.

Liaisons hiérarchiques :

- Le chef du secrétariat commun SGA/EM
- Le chef d’État-major
- Le secrétaire général adjoint

Liaisons fonctionnelles :
- Le Préfet Délégué pour la Défense et la Sécurité
- Les directeurs et chefs de bureaux du SGAMI Sud-Ouest
- Les préfectures et services de police de la zone Sud-Ouest
- La Région zonale de gendarmerie
- La DRHFS
- Le Secrétariat Général (DRH, DEPAFI …)
- Les prestataires externes