SGC65 – Assistant d'administration générale
Référence : MINT_BA065ATC-69212
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Prefecture des Hautes-Pyrénées
- Localisation : SGC des Hautes-Pyrénées -
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
GROUPE RIFSEEP : 2
Vos activités principales
Au sein du service immobilier et logistique vos missions se répartiront sur deux thématiques sous l’autorité du responsable du pôle :
Administration générale : 40%
- participer à la gestion administrative des dossiers relevant de l’immobilier, de la logistique, au profit de la préfecture, des 2 sous-préfectures et des 2 Directions Départementales Interministérielles (DDI),
- assurer le suivi et l’encodage des badges d’accès à la préfecture, à la DDT et à la cité administrative…
- en liaison avec le service des ressources humaines (rôle d’AEL) :
assurer la réception et la délivrance des cartes professionnelles (rôle d’ADR)...
Coordination et gestion du courrier: 60 %
- réceptionner et trier le courrier amené par la Poste et assurer la réception des colis, accueillir les fournisseurs ou intervenant sur sites en tant que de besoin
- assurer l’accueil des administrations amenant directement du courrier - pour les courriers des collectivités territoriales et l’accueil des dépositaires, d’oblitérer à l’arrivée et d’assurer le circuit de validation de ces courriers,
- suivre le courrier réservé à destination du préfet et des chefs de services (vérifier le courrier, l'enregistrer dans l'application Maarch, d’y saisir les instructions des autorités et de le répartir dans les différents services),
- prendre en compte les évolutions de l’application Maarch lors de l’installation de nouvelles versions et participer à l’évolution du circuit du courrier arrivée/départ du périmètre ATE ,
- préparer et éditer le recueil des actes administratifs en respectant les règles administratives, rediriger les documents reçus sur les BAL institutionnelles RAA, Préfet et Circulaires,
- créer et tenir à jour les fiches réflexes concernant les différentes tâches du pôle courrier,
- suivre les dépenses d’affranchissement et proposer des pistes d’économie, affranchir les courriers départ de la Préfecture et des autres institutions dépendantes du SGCD65,
- assurer les navettes courrier (collecte et dépôt des plis et colis divers sur les différents sites de l’ATE ou autres en fonction des besoins),
- assurer des missions ponctuelles relevant du service immobilier et logistique...
Direction auprès du préfet de département, si besoin le SGCD verra ses missions évoluer en fonction de l’évolution de l’ATE
Éléments de candidature
Personne à contacter
sgc-immo@hautes-pyrenees.gouv.fr
sgc-recrutement-mobilite@hautes-pyrenees.gouv.fr
À propos de l'offre
-
Localisation administrative :
Préfecture des Hautes-Pyrénées – SGCD
Vos perspectives :
Evolution sur d’autres missions au sein du SGCD
Durée attendue sur le poste : 4/5 ans
Qui contacter ?
Le chef du service immobilier et logistique au 05 62 56 63 24
La responsable du pôle logistique, automobile et courrier au 05 62 56 63 61
sgc-immo@hautes-pyrenees.gouv.fr
sgc-recrutement-mobilite@hautes-pyrenees.gouv.fr
Une copie des candidatures doit être transmise au :
sgc-recrutement-mobilite@hautes-pyrenees.gouv.fr
Obligation de postuler sur le site employeur pour que la candidature soit recevable (contractuel(le) / titulaire) et de compléter , faire signer le formulaire de mobilité 2023
Liste des pièces requises pour déposer une candidature :
CV-Lettre de motivation – les 3 derniers entretiens professionnels-formulaire de mobilité signé
Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :
Personnels du ministère de l'Intérieur
http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite-2023/Formulaire_mobilite_2023.pdf
- lien pour les candidats externes : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2023-03/Formu
laire-de-mobilite-fevrier-2023.pdf
Emploi fonctionnel : ADMINISTRATION GENERALE /TECHNIQUE-LOGISTIQUE-MAINTENANCE
Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) :ERDOC010/FP2ADM05 (REMI)
Code fiche de l’emploi type 2 (RMFP) : ERLOG025/FP2LOG02 (REMI) -
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Continuité du service à garantir plus particulièrement au niveau de la mission coordination et gestion du courrier
Disponibilité – confidentialité - réactivité
Déplacements sur différents sites du département et de la ville de Tarbes
Polyvalence
Permis B
Votre environnement professionnel :
• Activités du service
Le secrétariat général commun départemental est un service interministériel qui assure la gestion de fonctions et moyens mutualisés en matière budgétaire, d’achat public, d’affaires immobilières, de systèmes d’information et de communication, de logistique, de ressources humaines, de relation avec la médecine de prévention et de mise en œuvre des politiques d’action sociale au bénéfice de l’ensemble des agents de la préfecture et des directions départementales interministérielles (DDT et DDETSPP) conformément à l’article 2 du décret 2020-99 du 7 février 2020.
• Composition et effectifs du service
Le SGCD des Hautes-Pyrénées compte 49 ETP répartis en 5 services et 3 chargés de mission.
Le Service Immobilier, Logistique et Courrier compte 11 ETP.
• Liaisons hiérarchiques
La cheffe du pôle Logistique, Automobile et Courrier
Le chef du Service Immobilier, Logistique et Courrier
La directrice du SGCD 65 et son adjointe
• Liaisons fonctionnelles
L’ensemble des services bénéficiaires des prestations du SGCD
Les prestataires
Les usagers -
Sur le fondement de la loi n 84-16 du 11 janvier 1984, le recrutement sur contrat s'appuie sur l'article L332-2-2b
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Vacant à partir du 01/09/2023
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
