SGCD 10 – Agent-e chargé-e d'accueil et Gestionnaire administratif et logistique

Vos activités principales :
A- pour les services de la préfecture (le matin)


1. Encadrement de l’accueil général des usagers de la préfecture
– Piloter et coordonner l’équipe dédiée à l’accueil : agents, volontaires en service civique (médiateurs numérique)
– Assurer la montée en compétence des agents d’accueil (mise en œuvre et mise à jour d’outils et guides, formation des arrivants…)
– Actions et points à conduire en lien avec les services métiers concernés par les publics accueillis.


2. Assurer l’accueil général des usagers, adapté à l’affluence du public et en conformité avec le guide de l’accueil de la préfecture
– Filtrer les entrées, informer les usagers et les orienter vers le service compétent, en fonction notamment des rendez-vous fixés par les services métiers
– Expliquer les procédures aux usagers
– Prendre les rendez-vous des usagers aux points d’accueil numérique (PAN) de la préfecture
– Pour certaines procédures identifiées : renseigner les usagers sur les documents nécessaires à l’accomplissement de la démarche ou sur l’état d’avancement du dossier
– Assurer l’ouverture et la fermeture du hall d’accueil
– Veiller au confort et à la propreté des espaces d’accueil et d’attente et au bon fonctionnement du matériel mis à la disposition du public
– Veiller à la bonne tenue et au suivi du registre des observations des usagers en lien avec la référente qualité
– Établir et compiler les statistiques de l’activité de l’accueil


Référent numérique :
– Assurer l’animation des PAN et la formation des médiateurs numériques
– Participer au recrutement des médiateurs numériques
– Veiller à la mise en oeuvre des engagements quali-ATE en lien avec la référente qualité


B- Pour le secrétariat général commun départemental (l’après-midi)

– Suppléance à l’accueil physique et téléphonique en cas d’absence et/ou situation de crises, sur les différents sites où le PACS est présent
– Suivie des fournitures de l’ensemble des services rattachés au SGCD
– Gestion des courriels et des réclamations et de leurs délais de réponse
– Suivi du courrier réservé, des boîtes aux lettres fonctionnelles
– Suivi du courrier
– Apporter un appui à l’ensemble de l’équipe PILAM, en fonction des besoins dans le cadre de la polyvalence en participant notamment au suivi et à la programmation des travaux au périmètre SGCD : préfecture, sous-préfectures, résidences et DDI

Votre environnement professionnel :
Activités du service :
Accueil, courrier, standard, crédits de fonctionnement, centre de responsabilité, gestion des travaux, logistique, achats, marchés publics
Composition et effectifs du service :
Service immobilier, logistique et achat composé, sous la direction d’un(e) chef(fe) de service de, et d’un(e) adjoint(e) au chef(fe) de service :
- un pôle accueil, courrier, standard (1 chef(fe) de pôle – 8 agents)
- un pôle immobilier et logistique, achat et marché (1 chef(fe) de pôle 12 agents)