SGCD 95 - Chargé(e) d'accueil et du courrier

Groupe RIFSEEP : 2
Vos missions :

Le bureau de la relation aux usagers (BRU) du secrétariat général commun du Val-d’Oise (SGCD 95) recrute un(e) chargé(e) d’accueil et du courrier.


Au sein d’une équipe composée de 10 agents vous assurez des missions diverses et variées qui s’articulent autour de 3 activités principales et sur 2 sites différents : la Cité administrative à Cergy et la Direction départementale de l’emploi, du travail et des solidarités à Pontoise.


1) L’accueil physique du public


- renseigner et orienter le public vers les services compétents ;
- accueillir les prestataires, uniquement sur le site de Pontoise.



2) L’accueil téléphonique


Vous accomplissez votre activité en concordance avec la plage d’ouverture du standard de la Cité administrative qui est fixée de 08h00 à 19h00.


Les missions que vous exercez en roulement consistent à :


- filtrer et orienter les appels téléphoniques ;
- renseigner le public en communicant notamment des informations d’ordre général ;
- assurer la permanence téléphonique dans le cadre d’évènements particuliers (élections, activation du plan de continuité d’activité, gestion de crise, …).


3) La gestion du courrier


- traiter le courrier « arrivée » : réception, enregistrement, ventilation ;
- traiter le courrier électronique des boites fonctionnelles : réponses de premier niveau, transfert vers les boites fonctionnelles des services destinataires ;
- gérer le courrier « départ » : affranchissement ;
- accueillir les appariteurs ;
- effectuer les navettes.
D’une manière générale, dans le cadre de vos activités, vous veillerez à :
- mettre à disposition du public une base documentaire actualisée
- mettre à jour les procédures afférentes à chaque activité du poste
- assurer le suivi de statistiques : nombre d’usagers reçus sur sites, d’appels décrochés, de lettres expédiées (envoi simple et recommandé), coût de l’affranchissement par entité ;
- assurer l’archivage des dossiers selon le plan de classement du SGCD 95.
 
Des missions complémentaires pourront également être confiées en fonction des nécessités de service.



Votre environnement professionnel :

Le bureau de la relation aux usagers fait partie du SGCD 95 qui assure la gestion de fonctions en matière de ressources humaines, budgétaire, de logistique, d’affaires immobilières, de système d’information et de communication au bénéfice des agents de la préfecture, des sous-préfectures et de 3 directions départementales interministérielles (DDI).
Vous êtes placé(e) sous l’autorité directe de la cheffe du bureau de la relation aux usagers et intervenez en lien avec tous les services de la Cité administrative et des DDI.
Vous êtes également en relation avec d’autres structures : La Poste, la CAF, le Tribunal de Pontoise, des bailleurs sociaux (Val d’Oise habitat, Erigère), des associations (Coallia), etc.