SGCD/ Chargé(e) de la gestion du courrier

GROUPE RIFSEEP 1
Vos activités principales
Sur le périmètre d’intervention du SGCD (Préfecture et 3 DDI : DDTM, DDPP, DDETS), vous êtes amené à gérer au quotidien le courrier postal entrant et sortant, le courrier réservé adressé au préfet, la réception des colis et le traitement des courriers électroniques reçus sur la BAL générique.
-tri des lettres simples et recommandées,
-orientation des courriers :en veillant à la correcte identification du service en fonction du sujet (analyse et bonne connaissance du « qui fait quoi »)
-numérisation des courriers réservés et orientation
Apposition de la date d’arrivée sur les documents soumis au contrôle de légalité.
 
Ces activités s’effectuent en lien avec son binôme, en s’appuyant sur un répertoire des attributions, sur des liens fonctionnels à créer et entretenir avec les services et sur les connaissances du Chef de service et son adjointe qui interviennent en soutien.
 
Collecte, suivi et délivrance des parapheurs à destination des services de la Préfecture et des DDI.
 
Gestion du courrier sortant :
-collecte
-affranchissement
-réalisation de statistiques liées à l’activité (ponctuellement)
 Participation à la mise en place d’outil de suivi du flux du courrier entrant et sortant, analyse du flux.
Participation aux réflexions sur l’organisation du courrier sur le périmètre SGCD (multi-sites, multi-flux…).
Contribution à l’organisation des tâches au sein du pôle courrier et à la mise en place d’actions visant à garantir la qualité des processus de gestion du courrier (modalités de classement, rédaction de procédures…).

Appui logistique (transport de colis entre la rue Réaumur et la Cité administrative Duperré).
Gestion de l’interphone pour l’entrée des visiteurs dans les locaux à l’occasion des réunions rue Réaumur.
 
Rédaction de procédures liées à la gestion des activités courrier.
 
Missions polyvalentes et transverses :
-contribution ponctuelle à l’accueil du public de la Cité administrative Duperré ;
-mise à jour des annuaires et organigrammes : collecte des données et mise en forme.

Votre environnement professionnel
 Activités du service
Le SGCD de la Charente-Maritime a été créé au 1er janvier 2021. Il comprend 6 services interministériels départementaux.
Le service interministériel départemental des relations avec les usagers regroupe les activités d’accueil et d’orientation des usagers au sens général. Cela concerne entre autres l’accueil physique, téléphonique, la gestion du courrier et des courriels adressés à l’administration.
Il comprend le courrier, le standard de la préfecture, l’accueil physique des services.
Composition et effectifs du service
1 cheffe de service
1 adjointe
2 agents chargés du courrier
7 standardistes
3 agents d’accueil
Liaisons hiérarchiques
Chef de service
Direction du SGC


Liaisons fonctionnelles
L’ensemble des services de la préfecture et des DDI
Les collectivités territoriales
Les usagers