SGCD35 - Agent polyvalent du Pôle Des Relations avec les Usagers
Référence : MINT_BA035ATC-106442
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Préfecture d'Ille-et-Vilaine
- Localisation : RENNES - CESSON SEVIGNE
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
RIFSEEP : 2
Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.
Personnes à contacter :
Marion GRUÉ, cheffe du pôle relations avec les usagers – marion.grue@ille-et-vilaine.gouv.fr
Cécile CARABAJAL, adjointe à la cheffe du pôle relations avec les usagers – cecile.carabajal@ille-et-vilaine.gouv.fr
Activités principales
Assurer la gestion du courrier de la préfecture, de l’OFII et de la DDPP
- Réception, tri et distribution du courrier de la préfecture, de l’OFII et de la DDPP
- Traitement du courrier dont le courrier réservé
- Affranchissement du courrier et répartition par service
- Tournées de dépôt/ramassage de courriers dans différents services de la ville de Rennes (SGCD 35, SGAR, tribunal administratif, DRFiP, CMI...)
- Gestion des outils de gestion électronique des documents : Maarch, SVE...
- Alimentation des instruments de suivi (affranchissement, retour des cessions etc.)
- Gestion des boites mail fonctionnelles
Assurer l'accueil et l'orientation des usagers et des partenaires de la DDETS d’Ille-et-Vilaine et de la DREETS Bretagne en cas d’absence de l’agent titulaire (congés/formations etc.)
- Accueil physique général de la DDETS et de la DREETS : accueillir les visiteurs, les prendre en charge, veiller au respect des consignes de sécurité (situation sanitaire, Vigipirate,…), renseigner le fichier de suivi sur le volume d’usagers accueillis (Le Newton - 3 bis avenue de Belle Fontaine à Cesson Sévigné)
- Réceptionner des livraisons : accueil des livreurs et signature des bons de livraison le cas échéant
- Gérer l’accès au parking du site en garantissant l’ouverture de la barrière à distance, dans le respect des consignes (visiteurs de la DDETS et de la DREETS autorisés, professionnels intervenant sur le site,...)
- Orienter vers les services compétents en fonction de la demande
- Apporter des réponses de premier niveau et expliquer les procédures le cas échéant
- Donner l’alerte en cas d’incident
- Assurer le traitement (réception/tri/distribution/affranchissement) du courrier entrant et sortant
Exercice des missions dans le respect des démarches qualité engagées par la préfecture.
Profil recherché
Connaissances techniques :
- avoir des connaissances de l'environnement institutionnel et administratif (organisation, fonctionnement et missions des services)
Savoir- faire :
- Techniques d’accueil : niveau expert
- Écouter, analyser, reformuler la demande : niveau maîtrise
- Réagir de façon adaptée aux situations imprévues : niveau maîtrise
- Recueillir et traiter l’information : niveau maîtrise
- Mettre en œuvre les techniques de communication professionnelle : niveau maîtrise
Savoir-être :
- Faire preuve de courtoisie et rester maître de soi : niveau maîtrise
- Gérer des situations conflictuelles : niveau maîtrise
- S’adapter aux différents types de public : niveau maîtrise
- S’exprimer avec aisance : niveau maîtrise
Éléments de candidature
Personnes à contacter
À propos de l'offre
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Activités du service :
Le pôle assure les fonctions de courrier, de standard et d’accueil.
Composition et effectifs du service :
Le chef de pôle (cat. A) et son adjoint (cat. B)
Courrier préfecture/DDPP : 1 responsable de la coordination (cat. C) + 2 agents polyvalents (cat. C)
1 responsable de l’accueil physique et téléphonique (cat. B)
Standard préfecture/DDETS/DRETS: 2 agents (cat. C) + 2 agents polyvalents (cat. C)
Accueil préfecture: + 2 agents polyvalents (cat. C) + 1 volontaire en service civique
Accueil DDTM : 1 agent (cat C) accueil téléphonique et physique
Accueil DML : 1 agent (cat C) accueil téléphonique et physique
Accueil DDETS : 1 agent polyvalent (cat C) accueil physique et courrier (en poste également à la section courrier de la préfecture)
Liaisons hiérarchiques :
Cécile CARABAJAL, adjointe à la cheffe du pôle relations avec les usagers
Marion GRUÉ, cheffe du pôle relations avec les usagers
Liaisons fonctionnelles :
Les services métiers de la préfecture, des Directions Départementales Interministérielles et de la DREETS.
Les usagers, les collectivités territoriales , les acteurs privés.
Emplois type / Codes fiche de l’emploi-type :
Gestionnaire du courrier - ADM003A
Chargé d’accueil et d’information - USA002A
Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans -
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
- Contraintes horaires le matin (ouverture à 7h15 par roulement avec les 3 autres agents)
- Permanence pendant la pause méridienne (téléphone d’astreinte en cas de livraison).
- Rigueur d’organisation et discrétion professionnelle
- Déplacements vers site Préfecture et DDI avec moyens fournis par le service (permis B indispensable)
- Flex-office
- Présence obligatoire pendant les plages d'ouverture du bâtiment : 8h30-12h et 13h30-17h00
- Nécessité de planifier les absences. -
Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.
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Vacant à partir du 01/10/2025
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
