SGCD92 Chargé de la coordination du courrier et de sa gestion numérique

Référence : MINT_BA092ATC-81556

  • Fonction publique : Fonction publique de l'État
  • Employeur : Préfecture des Hauts de Seine
  • Localisation : SECRETARIAT GENERAL COMMUN DEPARTEMENTAL
Domaine: Relation à l'usager
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Date limite de candidature : 31/12/2024

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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Non renseigné
  • Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
  • Catégorie Catégorie C (employé)
  • Management Non
  • Télétravail possible Non

Vos missions en quelques mots

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :
L’agent en charge du courrier aura pour missions :
- la réception, le tri, l’ouverture et la ventilation du courrier entrant quotidiennement pour le Centre Administratif Départemental (CAD),
- la bonne gestion du courrier réservé et des recommandés,
- l’affranchissement et l’envoi du courrier,
- la mise en place et le suivi du rapport d’activité de la section,
- la gestion incluant la réception, la distribution et le suivi des courriels entrants,
- la participation à la gestion du trafic de la messagerie de commandement (RESCOM),
- l’accompagnement dans la mise en place d’outils numériques à destination du service courrier,
- guider les collaborateurs entrants par un mentorat actif et favoriser le partage de connaissances.

Votre environnement professionnel :
·         Activités du service
Le Secrétariat Général Commun Départemental (SGCD) des Hauts-de-Seine compte environ 100 agents. Il est organisé en 5 pôles - finances, ressources humaines, relation usagers, logistique et numérique - et une mission performance et qualité, rattachée au directeur.
Le pôle Relation usagers du SGCD, encadré par un responsable et son adjoint, est composé comme suit :
- une mission Information et suivi de la relation usagers (6 agents)
- une section Accueil (11 agents)
Le pôle relation usagers du SGCD fournit aux services de la préfecture, de la DDPP et plus largement aux services présents au sein centre administratif départemental (CAD) un support en matière :
- d’information des usagers notamment via le site internet des Services de l’État dans le Département,
- d’accueil physique et téléphonique des usagers,
- de gestion du courrier et des courriels émanant des usagers (SVE),
- de suivi de la relation aux usagers,
- de production et de diffusion d’indicateurs sur la qualité de la relation usagers et la satisfaction usagers.
·         Composition et effectifs du service
La mission Information et suivi de la relation usager est composée comme suit :
- un chef de mission de catégorie A
- un chargé de mission de catégorie A
- 4 agents chargés du courrier de catégorie C
·         Liaisons hiérarchiques
Le responsable du pôle relation usagers, le responsable de la mission information et suivi de la relation usager.
·         Liaisons fonctionnelles
L’ensemble des agents de la préfecture et des sous-préfectures, le personnel du CAD, les directeurs, le corps préfectoral et prestataires externes.

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre :
Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau pratique
à acquérir
Connaître l'environnement professionnel
niveau expert
requis
Savoir-faire
Savoir travailler en équipe
niveau expert
requis
Savoir analyser
niveau maîtrise
à acquérir
Savoir s'organiser
niveau expert
requis
Savoir-être
avoir le sens des relations humaines
niveau maîtrise
à acquérir
savoir accueillir
niveau expert
requis
savoir communiquer
niveau expert
requis

 Vos perspectives : Évoluer vers des postes centrés sur l’accueil des usagers ou des postes axés sur l’instruction de dossiers.

Éléments de candidature

Personne à contacter

josiane.ninel@hauts-de-seine.gouv.fr

À propos de l'offre

  • Localisation administrative et géographique / Affectation : Préfecture des Hauts-de-Seine – Secrétariat général commun département – Pôle relation usagers – 167/177 avenue Joliot Curie- 92013 Nanterre Cedex – RER A – Station Nanterre Préfecture ou Université – BUS 159/160/163/259/276/304/N53

    Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type :

    Chargé d'accueil et de service à l'usager / ERUSA009A
     Code fiche de l’emploi type 1 (REMI) :
    ADMO003A(FP2ADM03)

    Domaine(s) fonctionnel(s) :

  • Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions : Le poste demande un respect des horaires définis, le sens des relations humaines et du travail en équipe ainsi que de respecter la confidentialité des informations traitées.
    Base horaire : Vous exercez vos missions sur la base de l’horaire de 37 h, 38 h ou 38 h 30 heures hebdomadaires – générant 10, 16 ou 18 jours d’ARTT.

    Qui contacter ?
    Le responsable de bureau : Madame Ninel : 01 40 97 25 93 josiane.ninel@hauts-de-seine.gouv.fr
    L’adjoint au responsable de bureau : Monsieur Gibert : 01 40 97 21 11 jean-pierre.gibert@hauts-de-seine.gouv.fr


    Date limite de dépôt des candidatures :

    Liste des pièces requises :
    Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible sur MOB-MI ou la PEP.

  • Titre III du livre III du code général de la fonction publique : 2° de l'article L332-2

  • Vacant à partir du 01/10/2024

  • Chargée / Chargé de l'instruction et de la délivrance des titres

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