SLB - Gestionnaire administratif
Référence : MINT_BA062ATC-92980
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Préfecture du Pas-de-Calais
- Localisation : SECRETARIAT GENERAL COMMUN DEPARTEMENTAL - ARRAS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Affectation
Localisation administrative :
Secrétariat Général Commun Départemental du Pas-de-Calais – ARRAS
Localisation géographique :
Préfecture du Pas-de-Calais – rue Ferdinand BUISSON - ARRAS
Affectation :
Service logistique et bâtimentaire
Vos activités principales
Missions générales :
- elle/il assure la gestion administrative auprès du chef de service : secrétariat, accueil, rédaction de courriers, gestion des plannings de congés du service, relances des différents acteurs des missions du SLB, suivi des agendas du service.
- elle/il contribue à la complétude des outils partagés au sein du service mais également avec l'ensemble du SGCD du Pas-de-Calais et les services soutenus par celui-ci : tableaux de suivi SGCD, Instances représentatives, OSMOSE, …
-elle/il contribue à la rédaction des différents communications du services en ayant pris les éléments auprès des pôles (intranet, lettre info, ...)
Assistance pôle bâtimentaire:
- elle/il assure la gestion des plannings en matière de contrôles réglementaires et de maintenances préventives. Pour cela, elle/il aura à prendre l'attache des sociétés pour l'établissement des devis et les prises de rendez-vous, ainsi que des correspondants sur les différents sites dont le SGCD du Pas-de-Calais à la gestion pour fiabiliser les plannings.
- elle/il sollicite les entreprises pour établir les devis utiles au pôle entretien bâtimentaire, fixer les dates d'intervention ou de rendez-vous, opérer les relances nécessaires à la réalisation des chantiers.
- elle/il contribue à la complétude des tableurs (notamment les tableaux de suivi des travaux et des maintenances préventives, ou de suivi des engagements budgétaires), cartes mentales (cartographie des contrôles réglementaires, suivi d'opérations), réseau interne.
- elle/il assure la constitution, la rédaction et le suivi de différents dossiers touchant aux activités du pôle : déclarations d'urbanisme (autorisation de travaux, déclaration préalable, permis de construire), obligations réglementaires (registres d'accessibilité, complétude des dossiers de suivi des maintenances,...), courriers divers liés à l'activité du pôle.
- elle/il assiste le chef de pôle et les adjoints au chef de pôle pour la programmation budgétaire de travaux (solliciter des devis, compléter les tableaux de programmation et les fiches travaux) en année N-1 et pour le suivi de l'exécution des travaux durant l'année N.
Assistance pôle soutien logistique:
- elle/il contrôle et valide les versements d’archives pour tous les services soutenus par le SGCD et en lien avec les archives départementales. Pour cela, elle/il produit tous les documents réglementaires : bordereaux de demande d’élimination, bordereaux de versement aux Archives Départementales…
-elle/il assure un appui administratif auprès du chef de pôle et l’adjoint au chef de pôle: sollicitation/relance/gestion auprès de fournisseurs.
Profil recherché
Votre environnement professionnel
Activités du service
La raison d’être du SGCD repose sur la mutualisation des secrétariats généraux des préfectures et des directions départementales interministérielles (DDI) telle que prévue par la dernière réforme de l’organisation territoriale de l’État. Cette structure, à caractère interministériel est conçue pour intervenir au bénéfice des services dont elle regroupe les moyens supports, tout en préservant la capacité de pilotage et de management des directeurs.
Le SGCD est composé de 5 services dont le service logistique et bâtimentaire qui a pour mission d’assurer la continuité du fonctionnement courant des sites de la préfecture, de la DDPP, de la DDTM, de la DDETS et du SGCD.
Composition et effectifs du service
Le service logistique et bâtimentaire est composé de 2 pôles. Un pôle soutien logistique composé de 25 agents et un pôle entretien bâtimentaire composé de 16 agents.
Liaisons hiérarchiques
Le Chef de service
Les Chefs de pôle et leurs adjoints
Liaisons fonctionnelles
Les services composant le SGCD
L’ensemble des services de la préfecture, des sous-préfectures, de la DDTM, de la DDETS, de la DDPP
Le SGAR
Des prestataires extérieurs (entreprises, fournisseurs, maîtres d’œuvre, etc, …)
Le Conseil Départemental
Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique et Bureautique / niveau pratique :- requis
Connaître l’environnement Professionnel / niveau maîtrise - à acquérir
Disposer de bonnes connaissances techniques / niveau pratique - à acquérir
Savoir-faire
Savoir s’organiser / niveau maîtrise - requis
Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis
Avoir de l’initiative et de la rigueur / niveau pratique - requis
Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis
Savoir-être
Avoir le sens des relations humaines / niveau pratique - requis
Savoir s’adapter / niveau pratique - requis
Éléments de candidature
Personnes à contacter
À propos de l'offre
-
GROUPE RIFSEEP 1
Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans
Emploi(s) type : Agent.e spécialisé.e ou polyvalent.e
Vos perspectives :
Les missions mises en œuvre au sein d'un bureau aux activités très variées vous permettent d'évoluer vers une grande technicité sur des fonctions supports essentielles à l'administration.
Liste des pièces requises pour déposer une candidature :
Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible sur :
- MOB-MI : https://ministereinterieur-employee.talent-soft.com
- Choisir le service public : https://choisirleservicepublic.gouv.fr
Processus de recrutement d’une durée de 2 à 3 mois
Publication de la fiche de poste pendant 1 mois minimum
Première sélection des candidatures selon CV, lettre de motivation et formulaire de mobilité le cas échéant
Entretien avec les personnes issues de la première sélection
Classement des candidatures et transmission à la DRH du Ministère pour validation
Prise de poste au moins un ou deux mois après cette validation, selon les situations et dépendante de l’accord trouvé entre la structure d’origine et le service recruteur pour la date de mobilité.
Qui contacter :
Frederic Houplain – Chef(fe) du service Logistique et Bâtimentaire
Tel : 03-61-47-34-10
Mail : frederic.houplain@pas-de-calais.gouv.fr -
Temps de travail
Pour un temps complet : 1607 heures sur l’année avec un choix parmi 4 cycles hebdomadaires (de 36h30 à 38h30 / semaine) - Horaires variables de 7h30 à 18h30 (plage de présence fixe de 9h00 à 16h00)
Pause méridienne minimale de 45 minutes
27 jours de congés annuels (+2 éventuellement en « fractionnement ») et 7 à 18 jours de RTT selon le cycle de travail hebdomadaire choisi
Autres sujétions :
Restaurant administratif accessible, avec participation financière
- forfait mobilité durable et prise en charge du remboursement domicile/travail à hauteur de 75%;
- lieu de travail desservi par les transports en commun ;
- participation à la complémentaire santé;
- accès à un panel d’offres sociales, culturelles, sportives, à prix réduit, pour vous et votre famille. -
- 2° de l’article L332-2
Recrutement contractuel (Diplôme niveau 3) en cas d’infructuosité des candidatures de titulaires
Contrat d’une durée de 3 ans (avec possibilité de renouvellement) -
Vacant à partir du 01/01/2025
-
Gestionnaire logistique
